Các tính năng của phần mềm quản lý nhà hàng buffet

Trong những năm qua, mô hình nhà hàng buffet đã từng trải qua giai đoạn bùng nổ, thu hút thực khách bởi sự đa dạng và phong phú của món ăn. Tuy nhiên, theo thời gian, nhiều nhà hàng buffet đã phải đối mặt với nhiều khó khăn và dần rút khỏi thị trường. Một trong những nguyên nhân chính là do việc thiếu kinh nghiệm quản lý, dẫn đến thất thoát và thâm hụt vốn. Đối với các “ông lớn” còn trụ lại, họ tiếp tục “chạy đua” đầu tư vào công nghệ, trong đó không ngừng nâng cấp hệ thống phần mềm quản lý nhà hàng buffet – một trong những yếu tố cốt lõi để quản trị doanh nghiệp thành công.

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý cho nhà hàng buffet?

Phần mềm quản lý nhà hàng buffet là một công cụ hỗ trợ vận hành, được thiết kế chuyên biệt cho mô hình kinh doanh buffet. Nó giúp tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình quản lý, từ khâu order, thanh toán, kiểm soát nguyên vật liệu đến quản lý nhân viên và chăm sóc khách hàng.

Để thành công trong lĩnh vực kinh doanh nhà hàng buffet, việc quản lý quy trình vận hành chặt chẽ là yếu tố then chốt. Mỗi khâu vận hành, từ khâu phục vụ đến kiểm soát chi phí, đều cần được theo dõi sát sao và minh bạch.

Phần mềm quản lý nhà hàng buffet sẽ là trợ thủ đắc lực, giúp bạn tối ưu hóa quy trình phục vụ, từ order, thanh toán đến quản lý bàn, quản lý nhân sự… đảm bảo trải nghiệm khách hàng tốt nhất. Bên cạnh đó, hệ thống báo cáo chi tiết, đa dạng trong phần mềm sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động kinh doanh, từ đó đưa ra quyết định kịp thời và chính xác.

Việc ứng dụng phần mềm quản lý chuyên biệt cho nhà hàng buffet không chỉ đơn giản hóa quy trình mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động, tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.

>> Xem thêm: Top kinh nghiệm giúp quản lý chuỗi nhà hàng chuyên nghiệp

Phần mềm quản lý nhà hàng buffet giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của nhà hàng (Nguồn: solumesl)

Các tính năng của phần mềm quản lý nhà hàng buffet

1. Order, đặt bàn nhanh chóng, thuận tiện

Một trong những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý nhà hàng buffet chính là khả năng order và đặt bàn nhanh chóng, thuận tiện. Tính năng này mang đến lợi ích cho cả khách hàng lẫn nhà hàng như:

• Tổng quan trạng thái bàn: Bảng điều khiển hiển thị rõ ràng bàn trống, bàn đang phục vụ và số lượng khách, giúp quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình hoạt động.
• Phân công nhiệm vụ: Xác định rõ nhân viên phụ trách từng khu vực, từng bàn, đảm bảo phục vụ chu đáo và kịp thời.
• Quản lý đa dạng loại hình: Hỗ trợ quản lý việc dùng bữa tại chỗ, mang đi và giao hàng, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
• Xử lý order hiệu quả: Hợp nhất và chuyển đổi order thành hóa đơn nhanh chóng, dễ dàng theo dõi trạng thái order (đang chờ, đã xử lý, bị hủy) và in thực đơn tại từng khu vực bếp.
• Thanh toán linh hoạt: Hiển thị rõ ràng thông tin combo, ưu đãi đặc biệt, hỗ trợ gộp hóa đơn cho nhóm khách hoặc chia hóa đơn theo yêu cầu.

Nhờ giao diện trực quan và tính năng thông minh, phần mềm giúp tối ưu hóa quy trình phục vụ, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, đồng thời mang đến trải nghiệm hài lòng cho khách hàng.

>> Xem thêm:

• Top 6 phần mềm quản lý bán hàng order tốt nhất dành cho chuỗi nhà hàng
• Giải pháp order bằng mã QR cho nhà hàng với Dcorp POS

Tính năng của phần mềm quản lý giúp order, đặt bàn nhanh chóng, thuận tiện (Nguồn: pendecor)

2. Hệ thống hiển thị nhà bếp

Hệ thống hiển thị nhà bếp (KDS) là một giải pháp công nghệ tiên tiến, thay thế phiếu order bằng giấy truyền thống bằng màn hình kỹ thuật số hiện đại. Quy trình này sẽ được thực hiện khép kín như sau:

• Nhận order: Nhân viên phục vụ ghi nhận order của khách hàng trên hệ thống POS hoặc ứng dụng di động.
• Gửi order đến bếp: Thông tin order được tự động chuyển đến hệ thống KDS và hiển thị trên màn hình tại khu vực bếp, kèm theo ghi chú chi tiết (nếu có).
• Chuẩn bị món ăn: Đầu bếp theo dõi order trên màn hình KDS và bắt đầu chế biến món ăn.
• Cập nhật trạng thái: Trong quá trình chế biến, đầu bếp có thể cập nhật trạng thái món ăn trên KDS (ví dụ: “Đang chế biến”, “Chờ món phụ”…) giúp quản lý bếp và nhân viên phục vụ nắm bắt tiến độ.
• Thông báo hoàn thành: Khi món ăn hoàn thành, đầu bếp cập nhật trạng thái “Sẵn sàng” trên KDS. Hệ thống tự động gửi thông báo đến nhân viên phục vụ.
• Phục vụ món ăn: Nhân viên phục vụ nhận thông báo và mang món ăn đến bàn cho khách.
• Hoàn tất order: Sau khi phục vụ, đầu bếp đánh dấu món ăn là “Đã phục vụ” trên KDS, hoàn tất quy trình order.

KDS là cách quản lý nhà hàng buffet và xử lý order hiệu quả hơn, giúp giảm sự chậm trễ trong việc nhận đơn hàng, có được cái nhìn tổng hợp về các mục menu khác nhau và dễ dàng thông báo cho nhân viên phục vụ và khách hàng biết về tình trạng chuẩn bị.

KDS là một trong những cách quản lý nhà hàng buffet hiệu quả (Nguồn: clover) 

3. Hỗ trợ quản lý nhân viên

Phần mềm quản lý nhà hàng buffet đóng vai trò như một trợ thủ đắc lực, mang đến cho người quản lý khả năng giám sát toàn diện hoạt động kinh doanh. Công cụ này giúp ngăn ngừa thất thoát tài sản bằng cách theo dõi nhân viên phụ trách từng đơn hàng, thời gian thực hiện… Hơn nữa, việc chấm công nhân viên cũng được tự động hóa, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

Giao diện phần mềm hiển thị mọi hoạt động của nhân viên theo thời gian thực từ order, bán hàng đến thanh toán, giúp chủ nhà hàng nắm bắt tình hình kinh doanh mọi lúc mọi nơi chỉ với một thiết bị kết nối internet. Sự minh bạch và tiện lợi này tối ưu hóa hiệu quả quản lý, góp phần vào thành công bền vững của nhà hàng.

Phần mềm hỗ trợ quản lý nhân viên chặt chẽ (Nguồn: opentable)

4. Giúp định lượng kho nguyên liệu, quản lý hàng tồn

Phần mềm quản lý cho nhà nhà hàng buffet cho phép theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực. Phần mềm có khả năng cập nhật mức tồn kho của nhà hàng bằng tính năng khấu trừ sử dụng thành phần tự động; theo dõi chặt chẽ mức tồn kho và lên lịch mua hàng định kỳ; phát hiện hành vi trộm cắp nguyên liệu, đồng thời bảo vệ hàng tồn kho của bạn bằng các báo cáo kiểm toán. Điều này không chỉ giúp chủ nhà hàng giảm thiểu chi phí mua sắm mà còn mang đến những hiệu quả như:

• Bảo quản hương vị và tính nhất quán của món ăn
• Theo dõi và lên kế hoạch mua hàng chính xác
• Tăng lợi nhuận với giá cả phù hợp.

Phần mềm quản lý giúp theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực (Nguồn: ebrsoftware)

5. Hỗ trợ quản lý các chương trình khuyến mãi

Chiến lược thu hút thực khách của các nhà hàng buffet thường xoay quanh việc triển khai các chương trình khuyến mãi hấp dẫn. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý chính là chìa khóa giúp thực hiện các chương trình này một cách hiệu quả và minh bạch. Phần mềm quản lý cho phép thiết lập đa dạng các chương trình khuyến mãi, từ giảm giá món ăn, phân loại đối tượng khách hàng đến áp dụng khung giờ ưu đãi.

Mọi chi tiết của chương trình đều được lưu trữ và quản lý chặt chẽ trong hệ thống, giúp dễ dàng theo dõi, kiểm tra và hạn chế tối đa sai sót. Nhờ đó, nhà hàng có thể triển khai các chương trình khuyến mãi thu hút khách hàng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, góp phần nâng cao doanh thu và xây dựng lòng tin nơi khách hàng.

Phần mềm giúp quản lý các chương trình khuyến mãi (Nguồn: ctfassets)

6. Hỗ trợ báo cáo doanh thu

Phần mềm quản lý nhà hàng buffet giúp chủ nhà hàng nắm bắt doanh thu bán hàng theo thời gian thực, đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát chặt chẽ hoạt động kinh doanh. Điểm nổi bật của phần mềm còn nằm ở hệ thống báo cáo đa dạng và linh hoạt.

Chủ nhà hàng có thể truy cập các báo cáo chi tiết, báo cáo nội bộ với nhiều tiêu chí tùy chọn khác nhau, từ biểu đồ thu-chi, số lượng đơn hàng, tình hình tồn kho, công nợ đến lịch làm việc của nhân viên theo ngày hoặc ca. Sự toàn diện và trực quan trong hệ thống báo cáo giúp chủ nhà hàng dễ dàng đánh giá hiệu quả kinh doanh, nhanh chóng đưa ra quyết định chiến lược và tối ưu hóa hoạt động của nhà hàng.

>> Xem thêm: 

• Top 6 phần mềm tính tiền POS chính xác nhất hiện nay
• 3 sai lầm về kiểm soát tài chính trong kinh doanh nhà hàng

Phần mềm quản lý nhà hàng hỗ trợ báo cáo doanh thu (Nguồn: opentable)

Giải pháp quản lý nhà hàng buffet hiệu quả với Dcorp POS

Trong mô hình kinh doanh nhà hàng buffet, việc xây dựng một hạ tầng công nghệ vững chắc là bước quan trọng để đảm bảo cửa hàng hoạt động mang lại hiệu quả cao.  Việc tận dụng sức mạnh của công nghệ nhằm tạo ra trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng, tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường hiệu suất kinh doanh. Đây chính là chìa khóa để chiến thắng trong “cuộc đua khốc liệt” của thị trường ẩm thực hiện nay. 

Một trong những giải pháp mà các doanh nghiệp nên cân nhắc là Dcorp POS. Nếu bạn muốn bước chân vào ngành F&B một cách nghiêm túc và để tránh việc đầu tư 2 lần cho một hạng mục thì hãy đầu tư một hệ thống IT đủ mạnh ngay từ đầu như Dcorp POS. Những lý do bạn để bạn lựa chọn giải pháp POS của Dcorp như:

• Hệ thống POS order: Phần mềm quản lý nhà hàng được thiết kế chuyên biệt cho từng máy POS màn hình cảm ứng. Xử lý order nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu các lỗi nghiệp vụ. Tự động gửi thông tin order vào bar, bếp. Hoạt động trơn tru ngay cả trong giờ cao điểm.

• Phần mềm order trên tablet/ mobile: Sử dụng các thiết bị di động như iPad, Mobile đang trở thành xu thế và được sử dụng rộng rãi trong các nhà hàng Full-Service để thay thế dần các menu bằng giấy. Nhân viên nhà hàng tự động hóa việc nhận order của khách hàng ngay tại bàn. Menu hiển thị trực quan trên Mobile. Dễ dàng order mọi nơi trong nhà hàng. Rút ngắn thời gian đi lại, tăng hiệu suất phục vụ khách hàng trong giờ cao điểm.

• Hệ thống hiển thị nhà bếp KDS: Quản trị sản xuất trong nhà bếp là một nhiệm vụ phức tạp và ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng món ăn cũng như chất lượng phục vụ. Hệ thống Smart Kitchen hiển thị trực quan toàn bộ order từ máy POS với các chỉ số và chỉ dẫn cụ thể về thời gian chế biến, công thức chế biến cũng như phân chia luồng công việc (workflow management) giúp công việc của nhà bếp được tự động hóa như một nhà máy.

• Phần mềm quản lý kho chuyên cho F&B: Quản lý kho (Storehouse) trong nhà hàng là một trong những nghiệp vụ phức tạp nhất của ngành F&B. Hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp StoreHouse giúp tự động hóa toàn diện các quy trình sản xuất trong nhà hàng, quản lý định lượng món ăn chính xác. Quản lý chi tiết nhập-xuất-tồn kho, chi phí hàng hóa và giá vốn. Hạn chế tối đa thất thoát.

• Hệ thống đặt bàn: Khách hàng tự order trên giao diện web. Các đơn hàng sẽ được gửi trực tiếp về nhà hàng hoặc về trung tâm điều phối (call-center) để quản lý toàn bộ chuỗi dịch vụ khép kín từ nhận order – chuyển xuống nhà hàng – đóng gói – giao cho shipper – giao tận tay cho thực khách – đánh giá và hoàn tất giao dịch.

• Hệ thống quản lý khách hàng – CRM: Đây là giải pháp giúp đẩy nhanh tốc độ bán hàng và chất lượng dịch vụ do tự động hoá các quy trình đăng ký dữ liệu về khách hàng và kết nối với khách hàng. Lưu giữ, phân tích và cung cấp dữ liệu cũng như lập các báo cáo cần thiết để đưa ra những chiến lược hiệu quả nhất nhằm tương tác và xây dựng hệ thống ưu đãi (giảm giá, tích điểm, đổi điểm…) cho khách hàng.

• Bán hàng đa kênh và quản lý giao hàng: Delivery POS là modules giúp quản lý & tự động hóa dịch vụ giao hàng đồ ăn (Food Delivery) được tích hợp với R-Keeper 7 để quản lý & làm việc với các đơn giao hàng đồ ăn ngay trên POS.  Hệ thống sẽ tiếp nhận order từ tất cả các kênh: Web-Order, Phone-Order, Email-Order, Chatbot-Order… Delivery POS quản lý giao hàng hoàn chỉnh từ khâu order – điều phối order – theo dõi trạng thái order – theo dõi trạng thái của shipper – giám sát việc giao hàng.

• Hệ thống báo cáo chuyên sâu: Hệ thống Dashboard chi tiết và chính xác của R-Keeper cho phép thiết lập theo nhu cầu từng cá nhân để theo dõi các chỉ số kinh doanh, giúp bám sát biến động kinh doanh ở chế độ online. Thông qua giao diện web, có thể theo dõi các chỉ số hoạt động chính của nhà hàng và so sánh hiệu quả kinh doanh theo ngày, tháng, quý, năm.

Phần mềm quản lý nhà hàng buffet toàn diện của Dcorp Vietnam