Dcorp-Logo
Search
Search

Dcorp Blog

10 bước lập kế hoạch kinh doanh quán cafe hút khách cho nhà quản lý

Kinh doanh quán cà phê giờ đây không còn là mô hình tự phát như trước mà đòi hỏi phải chuẩn bị một bản kế hoạch kinh doanh quán cafe đúng quy trình. Dù bạn là một quản lý quán cafe, chủ doanh nghiệp nhỏ, nhà khởi nghiệp, nhà đầu tư hay đơn giản là một người đam mê cafe muốn mở quán riêng, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những bước cần thiết để xây dựng một quán cafe hút khách. Từ việc nghiên cứu thị trường, thiết kế không gian, đến quản lý vận hành hiệu quả, những bước này sẽ giúp bạn không chỉ thu hút mà còn giữ chân khách hàng, đảm bảo sự phát triển bền vững cho quán cafe.

>> Tham khảo thêm:

1. Chuẩn bị kiến thức và nguồn vốn kinh doanh quán cafe

Kinh doanh quán cà phê đòi hỏi sự đầu tư kỹ lưỡng và cân nhắc kỹ càng. Tổng chi phí ban đầu cần chuẩn bị để mở quán cà phê là khoảng 300 – 500 triệu đồng bao gồm chi phí thuê mặt bằng (100 – 200 triệu đồng), xây dựng và trang trí quán (50 – 60 triệu đồng), cơ sở vật chất (100 – 150 triệu đồng), và nguyên liệu pha chế (10 – 15 triệu đồng). Các chi phí khác như phần mềm quản lý, nhân sự và marketing có thể lên đến 50 triệu đồng.

Nắm rõ số tiền cần đầu tư ban đầu và những khoản cần dự phòng khác là bước thiết yếu đầu tiên trong bản kế hoạch kinh doanh của mình. Ngoài ra, bạn còn phải trang bị kiến thức và kỹ năng quản lý, bởi sự cạnh tranh trong ngành này rất lớn. Việc tìm hiểu kỹ về các khía cạnh quản lý, vận hành, và xu hướng thị trường là vô cùng cần thiết. Nếu cần, bạn có thể tham gia các khóa học về quản trị, pha chế, và cập nhật những xu hướng mới nhất trong ngành cà phê. Điều quan trọng là luôn đặt mình vào vị trí của khách hàng để hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của họ, đây là yếu tố tiên quyết để tạo nên linh hồn và thương hiệu của bất kỳ quán cà phê thành công nào.

>> Xem thêm: Kinh nghiệm kinh doanh chuỗi cafe hiệu quả nhất

chuẩn bị kiến thức để lập kế hoạch kinh doanh quán cafe
Đầu tư vào kiến thức quản trị và hiểu rõ khách hàng là chìa khóa của thành công quán cafe

2. Phân tích đối thủ và xác định đúng tệp khách hàng tiềm năng

Phân tích đối thủ cạnh tranh là bước không thể bỏ qua, cần dành thời gian để nghiên cứu các quán cafe trong khu vực, nơi mà bạn dự định mở quán. Tìm hiểu về điểm mạnh, điểm yếu của họ, cách họ thu hút và giữ chân khách hàng. Điều này sẽ giúp bạn rút ra được bài học quý giá và tạo ra chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn. Đồng thời, việc xác định đúng tệp khách hàng tiềm năng sẽ giúp bạn xây dựng được một quán cafe phù hợp với nhu cầu và sở thích của họ. Hãy xác định rõ nhóm khách hàng mục tiêu: học sinh, sinh viên, dân văn phòng, hay những người yêu thích không gian yên tĩnh để làm việc, đọc sách.

Để xác định các đối thủ cạnh tranh, bạn có thể bắt đầu với các tìm kiếm trên Google cũng như các trang thương mại điện tử, app giao hàng liên quan đến sản phẩm và ý tưởng kinh doanh của mình.

Các kênh để tìm thông tin về đối thủ:

  • Google và các công cụ tìm kiếm: Gõ tên đối thủ hoặc thương hiệu để tìm hiểu những thông tin chung nhất về họ. Ví dụ, tìm kiếm “quán cafe nổi tiếng quận 1” để nắm bắt các đối thủ trong khu vực.
  • Quảng cáo trực tuyến: Quảng cáo sẽ hiển thị khi bạn sử dụng các công cụ tìm kiếm về đối thủ hoặc các quảng cáo trên mạng xã hội của các đối thủ cạnh tranh. Bạn có thể ghi lại trải nghiệm, ấn tượng của mình khi thấy cách họ quảng cáo và tiếp cận khách hàng.
  • Khách hàng: Thu thập thông tin từ khách hàng trực tiếp qua bảng khảo sát, phỏng vấn, hoặc gián tiếp qua các đánh giá trên mạng xã hội và trang web đánh giá. Nhờ vậy mà bạn có thể hiểu khách hàng nghĩ gì về đối thủ và khám phá ra được các insight đắt giá hỗ trợ cho kế hoạch kinh doanh của mình.
  • Mạng xã hội, đội nhóm, diễn đàn: Thu thập thông tin, ý kiến từ dư luận trên mạng xã hội và các diễn đàn. Nhận xét của người dùng sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về vị thế và đánh giá của đối thủ trong ngành.
xác định đúng tệp khách hàng tiềm năng khi lên kế hoạch kinh doanh quán cafe
Xác định đúng tệp khách hàng tiềm năng là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng một quán cafe thành công (Nguồn: CharlesLange.Blog)

Xác định tệp khách hàng tiềm năng

Việc xác định đúng tệp khách hàng tiềm năng sẽ giúp bạn xây dựng được một quán cafe phù hợp với nhu cầu và sở thích của họ. Hãy xác định rõ nhóm khách hàng mục tiêu:

  • Học sinh, sinh viên: Những quán cafe gần trường học, có giá cả phải chăng, không gian thoải mái để học tập và gặp gỡ bạn bè.
  • Dân văn phòng: Quán có không gian yên tĩnh, wifi mạnh, và có các món đồ uống chất lượng để phục vụ nhu cầu làm việc, gặp gỡ đối tác.
  • Người yêu thích không gian yên tĩnh: Quán cafe có không gian đọc sách, thư giãn, với thiết kế ấm cúng, âm nhạc nhẹ nhàng.
  • Những người yêu thích phong cách sống lành mạnh: Cung cấp các loại đồ uống dinh dưỡng, như sinh tố, nước ép trái cây tươi, cà phê không đường, phục vụ nhu cầu của những người quan tâm đến sức khỏe.

Bằng cách phân tích đối thủ cạnh tranh và xác định tệp khách hàng tiềm năng, bạn sẽ có cái nhìn toàn diện hơn về thị trường, từ đó xây dựng chiến lược kinh doanh và phát triển quán cafe một cách hiệu quả.

>> Tham khảo thêm:

3. Xây dựng ý tưởng và phong cách của quán cafe

Khi đã xác định được tệp khách hàng mục tiêu, thì về cơ bản bạn cũng đã xác định cần trang trí quán theo phong cách nào. Điều quan trọng là bạn cần có một ý tưởng sáng tạo, một phong cách quán độc đáo để có thể nổi bật giữa hàng loạt các quán cà phê khác. Một số ý tưởng bạn có thể tham khảo là:

  • Café bóng đá: Quán cafe trang trí theo chủ đề bóng đá, với những bức tranh cầu thủ nổi tiếng, cờ đội tuyển và màn hình lớn để chiếu các trận đấu. Đây là không gian lý tưởng cho những người hâm mộ môn thể thao vua.
  • Café công sở: Không gian hiện đại, trang nhã, với bàn ghế thoải mái và wifi mạnh, dành cho dân văn phòng đến làm việc hoặc họp nhóm. Thiết kế tối giản nhưng tinh tế, tạo cảm giác chuyên nghiệp và thân thiện.
  • Café sân vườn: Một không gian xanh mát với nhiều cây cối và hoa cỏ, tạo cảm giác thư thái và gần gũi với thiên nhiên. Quán có thể sử dụng các loại nội thất gỗ và trang trí bằng đèn lồng, tạo nên không gian yên bình và lãng mạn.
  • Café cá tính: Thiết kế độc đáo, phá cách với những màu sắc tươi sáng và trang trí bằng những tác phẩm nghệ thuật độc lạ. Quán dành cho những khách hàng trẻ trung, yêu thích sự mới mẻ và sáng tạo.
  • Café thưởng thức: Không gian sang trọng, phục vụ các loại cà phê hảo hạng và đồ uống cao cấp. Nội thất được thiết kế tinh tế, kết hợp với âm nhạc nhẹ nhàng, tạo nên không gian lý tưởng cho những người yêu thích cà phê và có gu thẩm mỹ cao.
  • Café cóc: Không gian bình dân, gần gũi với những chiếc bàn ghế nhựa nhỏ xinh, phục vụ các loại cà phê truyền thống. Quán dành cho những khách hàng muốn tìm lại cảm giác xưa cũ và đơn giản.
  • Café bình dân: Thiết kế giản dị, thân thiện, giá cả phải chăng, phù hợp với mọi tầng lớp khách hàng. Quán có thể phục vụ đa dạng các loại đồ uống và đồ ăn nhẹ, tạo nên một không gian thoải mái và quen thuộc.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần chú trọng đến việc thiết kế không gian, từ nội thất, ánh sáng, cho đến âm nhạc. Mọi thứ cần được phối hợp hài hòa để tạo nên một không gian thân thiện, ấm cúng và mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng.

>> Xem thêm:

Xây dựng ý tưởng và phong cách của quán cafe
Ý tưởng và phong cách là linh hồn quán cà phê (Nguồn: impeccabuild.com)

4. Tìm kiếm mặt bằng phù hợp để mở quán

Mặt bằng là yếu tố quan trọng có thể quyết định sự thành bại của một quán cafe. Một vị trí thuận lợi, dễ tiếp cận, có lượng người qua lại đông đúc là điều kiện tiên quyết để thu hút khách hàng. Vì vậy mà việc lựa chọn mặt bằng có thể mất khá nhiều thời gian và cần một quá trình khảo sát và đánh giá kỹ lưỡng. Để bắt đầu, bạn có thể thực hiện một vài khảo sát về khu vực, đánh giá mật độ dân cư, thói quen tiêu dùng và độ cạnh tranh. Nếu muốn mở một quán cafe theo phong cách trẻ trung, hiện đại, thì khu vực gần các trường đại học, cao đẳng, và trung tâm mua sắm sẽ là lựa chọn lý tưởng. Ngược lại, nếu hướng đến đối tượng dân văn phòng, quán cafe công sở nên đặt gần các khu vực có nhiều văn phòng, công ty. Ngoài ra, các yếu tố về giao thông, khu vực để xe, và chất lượng cơ sở vật chất cũng rất quan trọng. Một quán cafe có vị trí thuận tiện, dễ di chuyển và có chỗ đậu xe rộng rãi sẽ thu hút nhiều khách hàng hơn.

Khi đã quyết định thuê địa điểm, bước tiếp theo bạn cần quan tâm là các giấy tờ liên quan chứng minh sự hợp pháp của mặt bằng kinh doanh. Mặt bằng bạn thuê cần đảm bảo có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, và không có tranh chấp pháp lý nào. Hợp đồng thuê cần được thỏa thuận rõ ràng về các điều khoản như thời gian thuê, giá thuê, các khoản chi phí phát sinh, và quyền lợi của cả hai bên. Thống nhất được các mục trên giúp tránh những rắc rối pháp lý về sau và bảo vệ quyền lợi của bạn trong suốt quá trình kinh doanh.

>> Tham khảo thêm: 4 tiêu chí quan trọng khi lựa chọn mặt bằng kinh doanh quán cafe

5. Hoàn thành các thủ tục về pháp lý

Để kinh doanh hợp pháp và tránh những rắc rối pháp lý, một trong những bước không thể quên trong kế hoạch kinh doanh quán cà phê chính là hoàn thành các thủ tục về pháp lý. Bạn cần hoàn thành các thủ tục pháp lý cần thiết, đặc biệt, nếu quán cafe của bạn nằm ở mặt đường. Các bước cơ bản bạn cần thực hiện để đảm bảo quán cafe của bạn hoạt động đúng pháp luật:

1. Đăng ký giấy phép kinh doanh

  • Hộ kinh doanh cá thể: Liên hệ UBND quận/huyện tại bộ phận Một Cửa.
  • Công ty: Liên hệ Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố.
  • Thủ tục này mất khoảng 2 tuần.

2. Đăng ký mã số thuế và đóng thuế

  • Thực hiện trong vòng 1 tháng sau khi có giấy phép kinh doanh.
  • Liên hệ Chi cục Thuế Quận để hướng dẫn khai thuế và đóng thuế.

3. Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (VSATTP)

  • Giấy khám sức khỏe: Tất cả nhân viên cần có giấy khám sức khỏe còn hiệu lực trong 12 tháng.
  • Sát hạch kiến thức VSATTP: Xin tờ khai tại bộ phận Một Cửa của quận, điền và nộp cùng giấy khám sức khỏe và giấy phép kinh doanh.
  • Xin cấp giấy chứng nhận VSATTP: Chuẩn bị hồ sơ gồm giấy khám sức khỏe, chứng nhận hoàn thành kiến thức VSATTP, hợp đồng cung cấp nguyên vật liệu, hóa đơn, và điều kiện VSATTP tại quán.

4. Hợp đồng thuê vỉa hè (nếu cần)

Liên hệ phường/xã để làm hợp đồng thuê mướn vỉa hè.

6. Tìm nhà cung cấp nguyên liệu, thiết bị phù hợp

Nguyên liệu và thiết bị là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ của quán cafe. Bạn nên tìm kiếm những nhà cung cấp uy tín, cung cấp nguyên liệu chất lượng cao như cà phê, trà, sữa, và các nguyên liệu pha chế khác. Đồng thời, lựa chọn các thiết bị pha chế, máy móc, và dụng cụ cần thiết đảm bảo chất lượng và an toàn. Việc hợp tác lâu dài với những nhà cung cấp đáng tin cậy sẽ giúp duy trì được chất lượng ổn định và giá cả hợp lý.

>> Xem thêm: Tất tần tật những điều cần biết khi kinh doanh quán cà phê

Tìm nhà cung cấp nguyên liệu khi lập bản kế hoạch kinh doanh quán cafe
Nguyên liệu và thiết bị – chìa khóa cho chất lượng sản phẩm tại quán cafe (Nguồn: sevenmiles.com)

7. Tạo menu và định giá thức uống

Menu của quán cafe không chỉ cần đa dạng, hấp dẫn mà còn phải phù hợp với phong cách và tệp khách hàng mục tiêu. Trong thực đơn cần có một vài món thức uống đặc trưng, độc đáo để thu hút khách hàng. Bên cạnh đó, việc định giá cũng rất quan trọng, cần phải cân đối giữa giá trị sản phẩm và khả năng chi trả của khách hàng. Chi phí sản xuất: Giá bán phải lớn hơn chi phí sản xuất để có lãi.

  • Định vị thương hiệu: Phân khúc sang trọng có giá cao hơn, bình dân có giá phải chăng.
  • Chiến lược giá: Giá thâm nhập thị trường thường thấp để chiếm thị phần.
  • Đối thủ cạnh tranh: So sánh giá với đối thủ để đưa ra mức giá cạnh tranh.
  • Khách hàng mục tiêu: Giá phù hợp với khả năng chi trả của khách hàng.

Bạn nên khảo sát thị trường, tham khảo giá cả của các quán cafe khác trong khu vực để có một mức giá hợp lý và cạnh tranh.

>> Tham khảo thêm: 6 nguyên tắc vàng trong thiết kế menu quán cafe

tạo menu và định giá thức uống khi lên kế hoạch kinh doanh quán cà phê
Menu thức uống phải thu hút khách hàng và cân đối giá trị sản phẩm (Nguồn: impos.com)

8. Xây dựng đội ngũ nhân viên

Đội ngũ nhân viên là nhân tố quan trọng quyết định chất lượng dịch vụ của quán cafe. Vì vậy , cần tuyển chọn những nhân viên có kinh nghiệm, nhiệt tình và có tinh thần trách nhiệm. Đào tạo họ về kỹ năng phục vụ, kỹ năng giao tiếp và cách xử lý tình huống để mang lại sự hài lòng cho khách hàng. Một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, thân thiện sẽ giúp quán cafe của bạn ghi điểm trong mắt khách hàng và tạo nên một môi trường làm việc tích cực.

Xây dựng đội ngũ nhân viên trong kế hoạch kinh doanh quán cafe
Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và tận tâm giúp quán cafe vận hành nhịp nhàng hiệu quả (Nguồn: The Coffee House)

9. Lập bản kế hoạch tiếp thị cho quán cafe

Một kế hoạch tiếp thị hiệu quả sẽ giúp quán cafe của bạn nhanh chóng tiếp cận và thu hút được khách hàng. Một số gợi ý mà bạn có thể tham khảo như:

  • Tận dụng các kênh truyền thông xã hội như Facebook, Instagram, TikTok để quảng bá quán cafe. 
  • Tổ chức các chương trình khuyến mãi, sự kiện khai trương, hay những buổi workshop về pha chế để tạo sự hứng thú và thu hút khách hàng. 
  • Đầu tư vào việc xây dựng thương hiệu, từ logo, bao bì sản phẩm, cho đến các chiến dịch quảng cáo sáng tạo.

Trên đây là những bước cơ bản ban đầu để lập kế hoạch kinh doanh quán cafe.Trong quá trình lên kế hoạch, quan trọng nhất là bạn cần có sự linh hoạt và sẵn sàng thích nghi với những thay đổi của thị trường.

>> Xem thêm: Những sai lầm khi lập kế hoạch marketing cho nhà hàng

10. Sử dụng phần mềm quản lý quán cafe

Đầu tư vào công nghệ, đặc biệt là phần mềm quản lý quán cafe để giúp tối ưu hóa quy trình vận hành, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Sự hỗ trợ từ công nghệ sẽ giúp bạn quản lý hiệu quả hơn, từ việc đặt hàng, kiểm soát kho, cho đến theo dõi doanh thu và chi phí.

Phần mềm Dcorp POS là giải pháp quản lý quán cafe toàn diện, giúp bạn tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao chất lượng dịch vụ. Dcorp POS là một phần mềm quản lý F&B toàn diện và mạnh mẽ của Dcorp Vietnam, một công ty đa quốc gia với hơn 30 năm kinh nghiệm và hiện diện tại hơn 50 quốc gia. Với sứ mệnh dẫn đầu trong phân khúc tầm trung và các chuỗi nhà hàng lớn, Dcorp POS đã trở thành lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp F&B hàng đầu như Golden Gate, Goldsun Food, QSR Vietnam và nhiều nhãn hàng khác.

công cụ quản lý quán cà phê
Giải pháp quản lý quán cafe toàn diện – Dcorp POS: Sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp F&B hàng đầu

Dcorp POS cung cấp một loạt các tính năng vượt trội giúp các doanh nghiệp F&B quản lý và vận hành hiệu quả như: Hệ thống POS order, Phần mềm order trên tablet/mobile, Hệ thống hiển thị nhà bếp KDS, Phần mềm quản lý kho chuyên cho F&B, Hệ thống đặt bàn, Hệ thống quản lý khách hàng (CRM), Bán hàng đa kênh và quản lý giao hàng, Hệ thống báo cáo chuyên sâu,… Từ đó trở thành trợ thủ đắc lực cho các nhà quản lý quán cà phê nói riêng và các chủ doanh nghiệp F&B nói chung.

Dcorp POS – giải pháp hàng đầu thế giới dành cho doanh nghiệp F&B, thuộc quyền sở hữu của Dcorp Vietnam, thành viên của Công ty Đa Quốc gia cung cấp giải pháp Công nghệ Phần mềm Hiện đại và Chuyên nghiệp Chuyên cho lĩnh vực F&B (F&B POS Solution). Tại Việt Nam, với hơn 10 năm phát triển, hiện Dcorp là Công ty Tiên phong và Dẫn đầu ngành POS chuyên cho các chuỗi nhà hàng tầm trung và lớn. Dcorp đang là đối tác tin cậy của các thương hiệu lớn như: Golden Gate (sở hữu hơn 500 nhà hàng), Goldsun Food (hơn 200 nhà hàng), QSR Vietnam (hơn 100 nhà hàng), Central Group, King Coffee, IPP Group, NISO, Red Wok, New Pearl, El Gaucho… Các thương hiệu nhà hàng nổi bật có thể kể đến: Burger King, Popeyes Chicken, The Pizza Company, Gogi House, Vuvuzela, Hutong, Sumo BBQ, Kichi Kichi, iSushi, Hot Pot Story, Thai Express, King BBQ, Chang Kang Kung, Sườn Cây, El Gaucho Beefsteak, Sushi Tei, The Gang, Bia Craft, Pasteur Street, Dairy Queen, Cheese Coffee

Nếu quý khách hàng có thắc mắc hoặc nhu cầu tư vấn về phần mềm quản lý nhà hàng của Dcorp Vietnam, hãy liên hệ ngay với chúng tôi:

  • Hotline: 0909 119 070
  • Email: sales@dcorp.com.vn
  • Trụ sở tại TPHCM: 23-25 Trần Nhật Duật, Tân Định, Quận 1
  • Trụ sở tại Hà Nội: Lầu 2, HKC Building, 285 Đội Cấn, Ba Đình
  • Social: Facebook | LinkedIn | Zalo

Share:

Facebook
Twitter
LinkedIn
tong ket du an 2019

Follow us

BÀI VIẾT PHỔ BIẾN

CHỦ ĐỀ

  • ĐĂNG KÝ DEMO

    Trải nghiệm giải pháp quản lý hàng đầu cho ngành F&B
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.