Văn hoá “đi cafe” của người Việt ngày càng phổ biến đã thúc đẩy sự tăng trưởng về số lượng cửa hàng cà phê hay thị trường coffee shop tại Việt Nam. Không chỉ vậy, với vị trí hàng đầu về sản xuất và xuất khẩu cà phê, Việt Nam còn có nguồn nguyên liệu dồi dào và giá thành phải chăng. Với những điều kiện thuận lợi như vậy, việc kinh doanh chuỗi cafe trở nên hấp dẫn và tiềm năng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, để thành công trong lĩnh vực này, cần phải có chiến lược kinh doanh hiệu quả và sáng tạo, cùng khả năng đáp ứng đúng đắn nhu cầu của thị trường và người tiêu dùng. Cùng Dcorp tìm hiểu những kinh nghiệm kinh doanh chuỗi cafe hiệu quả nhất trong bài viết dưới đây.
Khó khăn khi kinh doanh chuỗi cafe
1. Tính cạnh tranh cao trên thị trường
Sự cạnh tranh gay gắt là một trong những thách thức lớn nhất trong ngành cà phê. Sự gia tăng của các chuỗi cà phê lớn nhỏ luôn là “cuộc chiến không hồi kết” để tồn tại và sinh lời. Để vượt qua thách thức này, điều tiên quyết là chủ sở hữu phải tập trung vào việc tìm hiểu thị trường mục tiêu và định vị thương hiệu cũng như dịch vụ của mình một cách độc đáo.
Bên cạnh đó, đầu tư vào các mối quan hệ đối tác địa phương, chẳng hạn như hợp tác với các doanh nghiệp khác hoặc tham gia các sự kiện địa phương, có thể giúp xây dựng lòng tin và nuôi dưỡng nhận diện thương hiệu. Ngoài ra, việc nghiên cứu xu hướng và sở thích của người tiêu dùng có thể cung cấp thông tin chuyên sâu để điều chỉnh hoặc đổi mới các món trong thực đơn nhằm đạt được lợi thế cạnh tranh cho cửa hàng.
>> Xem thêm: Những thuận lợi và khó khăn khi mở quán cafe
Định vị thương hiệu và tạo dấu ấn mạnh mẽ giúp chuỗi cafe sinh tồn trong thị trường cạnh tranh (Nguồn: bevexperts)
2. Kinh doanh chuỗi cafe cần nguồn lực lớn
Kinh doanh chuỗi cửa hàng cafe luôn yêu cầu một nguồn lực không nhỏ, đủ để chi trả và đầu tư cho các hạng mục như:
Mặt bằng
Một trong những thách thức lớn nhất khi kinh doanh chuỗi cafe là việc tìm kiếm được các mặt bằng phù hợp. Cần một khoản chi phí cao để sở hữu mặt bằng đẹp, làm tăng “điểm đầu vào” ngành, đặt ra áp lực tài chính đáng kể đối với nhiều doanh nghiệp. Vì vậy, việc hiểu rõ và đánh giá tiềm năng của các vị trí là hết sức cần thiết. Nhờ đó, chủ doanh nghiệp có thể thuê các vị trí nằm trong khu vực đang phát triển nhanh, các khu vực có mức giá thuê hợp lý với tiềm năng phát triển cao. Ngoài ra, kết hợp cải tạo địa ốc để tối ưu diện tích mặt bằng kinh doanh cũng là một cách để tối ưu chi phí mặt bằng.
>> Xem thêm: 4 tiêu chí quan trọng khi lựa chọn mặt bằng kinh doanh quán cafe
Số lượng nhân viên lớn, bộ máy nhân sự có chuyên môn
Chi phí nhân sự thường chiếm từ 25%-30% doanh thu. Điều này cũng chứng tỏ, nguồn lực dành cho bộ máy nhân lực là không hề nhỏ. Để đảm bảo mang lại lợi ích cho hình ảnh doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần chú trọng đào tạo bài bản đến từng vị trí nhân viên trong cửa hàng. Một đội ngũ chuyên nghiệp, kỹ năng phục vụ tốt, đam mê và cống hiến là yếu tố “sống còn” để có thể vận hành một chuỗi cửa hàng cafe.
Vấn đề bản quyền
Vấn đề bản quyền là một trong những thách thức phức tạp mà các chuỗi cafe phải đối mặt, đặc biệt là khi mở rộng quy mô kinh doanh. Việc bảo vệ thương hiệu và sản phẩm của mình từ việc sao chép và cạnh tranh không lành mạnh là một ưu tiên hàng đầu. Để giải quyết vấn đề này, các doanh nghiệp cần phải nắm vững những quy định và luật pháp liên quan đến bản quyền và thương hiệu, và có các biện pháp bảo vệ thích hợp như đăng ký bản quyền và thương hiệu.
Nguồn nguyên vật liệu
Khi kinh doanh chuỗi cà phê, bạn cần một nguồn cung ứng nguyên liệu đáng kể so với việc vận hành một cửa hàng. Chủ doanh nghiệp cần quản lý và duy trì nguồn cung ổn định của các nguyên vật liệu chính như hạt cà phê, sữa và đường… Để tối ưu chi phí nguyên liệu, người chịu trách nhiệm thu mua cần thiết lập các hợp đồng cung ứng với các điều kiện rõ ràng để đảm bảo nguồn cung ổn định và giá cả ổn định.
Thông thường, giá vốn hàng bán hay nguyên vật liệu chiếm từ 30% tổng doanh thu. Vì vậy, cân nhắc nhiều kế hoạch sản xuất và kinh doanh theo thời tiết, mùa vụ… để tận dụng nguồn nông sản theo mùa, hạn chế biến động giá cả và linh hoạt xử lý các trường hợp bất khả kháng về nguồn cung.
Ngoài ra, việc xây dựng một hệ thống theo dõi và đánh giá hiệu suất của các nhà cung cấp cũng rất quan trọng. Điều này giúp cho chủ doanh nghiệp đánh giá khách quan năng lực cung cấp, độ tin cậy và sự ổn định của đối tác cung ứng.
Thương hiệu cần liên tục cải tiến thực đơn để đáp ứng nhu cầu khách hàng (Nguồn: brewbakes)
3. Khó khăn trong việc quản lý tăng trưởng chuỗi cafe
Trong việc quản lý tăng trưởng chuỗi cafe, các chủ quán phải đối mặt với nhiều thách thức, trong đó có mở rộng quy mô kinh doanh và cơ hội nhượng quyền.
Mở rộng quy mô
Để mở rộng quy mô kinh doanh thành công cần có một mô hình kinh doanh toàn diện, đảm bảo hoạt động hiệu quả, bao gồm:
- Mở rộng thực đơn: Phát triển thực đơn theo nhu cầu của khách hàng và đảm bảo giữ chất lượng ổn định. Việc nghiên cứu và hiểu rõ về sở thích và thói quen tiêu dùng của khách hàng sẽ giúp tạo ra những món ăn phù hợp và hấp dẫn. Đồng thời, quản lý chất lượng sản phẩm là yếu tố then chốt để duy trì sự hài lòng và trung thành của khách hàng. Đảm bảo rằng mỗi món trong thực đơn đều được chuẩn bị cẩn thận và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng cao nhất để tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Ví dụ, khi kinh doanh cafe, để tăng mức chi tiêu trung bình, cân nhắc việc cung cấp thêm các món bổ sung như bánh ngọt, bánh mì sandwich và các món ăn sáng.
- Hoạt động hiệu quả: Quản lý hàng tồn kho đảm bảo rằng quán cà phê luôn có đủ nguyên liệu và sản phẩm để phục vụ khách hàng một cách liên tục, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc lãng phí. Lịch trình của nhân viên cũng cần được quản lý một cách chặt chẽ để đảm bảo rằng có đủ nhân lực trong mọi ca làm việc, tránh tình trạng quán cà phê quá đông hoặc quá ít nhân viên. Sử dụng các hệ thống công nghệ như POS có tích hợp phần mềm quản lý nhân sự, tính năng đặt chỗ trực tuyến… quán cà phê có thể tối ưu hóa quy trình làm việc và cung cấp dịch vụ nhanh chóng, tiện lợi đến khách hàng.
- Vị trí: Khi nhân rộng mô hình kinh doanh thông qua kinh doanh dạng chuỗi, việc chọn được những vị trí tiềm năng phát triển cao đòi hỏi kinh nghiệm, kỹ năng nghiên cứu và đánh giá xuất sắc. Chủ doanh nghiệp cần tham vấn chuyên gia trước khi quyết định vị trí thuê mặt bằng để đảm bảo không gặp nhiều rủi ro về địa lý sau này.
Cơ hội nhượng quyền
Mô hình kinh doanh nhượng quyền mang lại tiềm năng mở rộng sự hiện diện và phạm vi tiếp cận của thương hiệu mà không cần phải quản lý trực tiếp từng vị trí riêng lẻ. Tuy nhiên, để thực hiện nhượng quyền cafe hiệu quả đòi hỏi rất nhiều yếu tố:
- Tính nhất quán của thương hiệu: Để đảm bảo tính nhất quán của thương hiệu, việc quản lý các đặc điểm quan trọng như câu chuyện, giá trị, và chất lượng là vô cùng quan trọng. Đầu tiên, cần đảm bảo rằng mọi chi nhánh, cửa hàng của chuỗi cà phê đều phản ánh đúng tinh thần và câu chuyện của thương hiệu. Việc này giúp tạo ra một trải nghiệm đồng nhất cho khách hàng khi họ ghé thăm bất kỳ quán nào trong chuỗi kinh doanh. Ngoài ra, một sổ tay hướng dẫn vận hành toàn diện cũng là một công cụ cần thiết để đảm bảo rằng mọi nhân viên đều hiểu và thực hiện các tiêu chuẩn của thương hiệu một cách đồng đều và chính xác.
- Đào tạo và hỗ trợ: Trước khi cân nhắc nhượng quyền thương hiệu, việc xác lập một quy trình đào tạo bài bản cho đối tác nhượng quyền cần được chú trọng. Bên cạnh kiến thức và kỹ năng cần thiết để vận hành thành công quán cà phê, đối tác nhượng quyền cần có kỹ năng quản lý và kinh doanh. Đảm bảo hỗ trợ liên tục sau khi quán khai trương cũng đòi hỏi chủ sở hữu phân bổ nhân lực phù hợp để kịp thời hỗ trợ cần thiết trong quá trình vận hành hàng ngày.
- Thỏa thuận nhượng quyền: Cuối cùng, việc thiết lập thỏa thuận nhượng quyền là bước quan trọng để bảo vệ cả hai bên trong mối quan hệ thương mại. Thỏa thuận này cần bao gồm các điều khoản rõ ràng về nghĩa vụ pháp lý, trách nhiệm, và các khoản chi phí. Đảm bảo rằng mọi điều khoản được thảo luận và thỏa thuận một cách công bằng và minh bạch là cực kỳ quan trọng để tránh những tranh chấp sau này và duy trì mối quan hệ lâu dài giữa hai bên.
>> Xem thêm: Có nên kinh doanh cafe nhượng quyền?
Kinh doanh nhượng quyền mang lại tiềm năng mở rộng sự hiện diện và phạm vi tiếp cận của thương hiệu (Nguồn: pinimg.com)
Kinh nghiệm kinh doanh chuỗi quán cafe hiệu quả
1. Xây dựng thương hiệu vững mạnh
Để xây dựng một thương hiệu vững mạnh, điều cơ bản nhất là hiểu rõ khái niệm về thương hiệu và các yếu tố cấu thành nó. Một thương hiệu không chỉ đơn giản là một sản phẩm, mà nó là kết quả của những nhận thức và cảm nhận tích lũy từ nhiều đối tượng khác nhau như nhân viên, nhà đầu tư, giới truyền thông và đặc biệt là khách hàng. Khi những nhận thức này được duy trì và phát triển, thương hiệu sẽ có tác động lớn đến thị trường và cộng đồng.
Để xây dựng một thương hiệu mạnh mẽ, cần tập trung vào việc xác định và phát triển các yếu tố cốt lõi của thương hiệu, thường được gọi là “La bàn thương hiệu”. La bàn thương hiệu bao gồm mục đích, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị và mục tiêu tương ứng. Xác định rõ và tuân thủ các yếu tố này giúp doanh nghiệp có một hướng đi rõ ràng và giúp vượt qua các thách thức trong môi trường cạnh tranh. Một thương hiệu mạnh mẽ thường đi kèm với sứ mệnh và giá trị đích thực, không chỉ đóng góp vào lợi nhuận mà còn góp phần vào sự phát triển của xã hội.
2. Đồng bộ hóa chất lượng sản phẩm, dịch vụ tại các chi nhánh
Để đồng bộ hóa chất lượng sản phẩm và dịch vụ tại các chi nhánh trong chuỗi kinh doanh, có nhiều chiến lược đã được nhiều “ông lớn” áp dụng thành công, từ việc trở thành nhà cung ứng nguyên liệu, hỗ trợ marketing thương hiệu và xây dựng các tiêu chuẩn chất lượng và quy trình làm việc nhất quán. Trước hết, việc nhập nguyên vật liệu từ kho tổng là cần thiết để đảm bảo sự đồng đều và chất lượng của các món ăn tại mỗi cửa hàng. Kho tổng cần được quản lý và giám sát nghiêm ngặt để đảm bảo rằng nguồn nguyên vật liệu luôn đạt chuẩn và an toàn. Việc này bao gồm cả việc thiết lập các điều kiện bảo quản phù hợp và quy trình kiểm tra chất lượng.
Để đảm bảo tính nhất quán trong chất lượng sản phẩm và dịch vụ, cần thiết lập một đội ngũ giám sát chuyên nghiệp. Đội ngũ này có thể tiến hành kiểm tra bí mật bằng cách giả làm khách hàng và trải nghiệm các dịch vụ tại cửa hàng, từ việc đặt hàng đến chất lượng phục vụ. Điều này giúp phát hiện và khắc phục các vấn đề một cách kịp thời.
Một yếu tố quan trọng khác trong việc đồng bộ hóa chất lượng là thực hiện chuẩn hóa các quy trình và quy định tại tất cả các chi nhánh, bao gồm việc đảm bảo đồng nhất về đồng phục, cách phục vụ, quy trình đặt hàng, tính tiền và các quy trình khác. Bằng cách này, mọi khách hàng khi đến bất kỳ cửa hàng nào cũng sẽ nhận được trải nghiệm tương tự, tạo ra sự tin tưởng và nhận diện thương hiệu đồng nhất.
Nhìn chung, việc đồng bộ hóa chất lượng sản phẩm và dịch vụ tại các chi nhánh trong chuỗi kinh doanh đòi hỏi sự kết hợp giữa hệ thống công nghệ thông tin và đội ngũ nhân sự giám sát.
Để kinh doanh chuỗi hiệu quả cần đồng bộ hóa chất lượng sản phẩm, dịch vụ tại các chi nhánh (Nguồn: thesignpostwsu)
3. Quản lý kho nguyên liệu cho chuỗi cafe
Trước hết, chủ doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình đặt hàng cụ thể và hiệu quả dựa trên dữ liệu về doanh số bán hàng và tiêu thụ nguyên liệu của mỗi cửa hàng. Quy trình này cần được thực hiện một cách chặt chẽ và linh hoạt để đảm bảo rằng kho luôn có đủ nguyên liệu mà không gây ra sự thừa thải hoặc thiếu hụt.
Thứ hai, cần phải có một hệ thống kiểm soát chặt chẽ để giám sát lượng hàng tồn kho và tiêu thụ nguyên liệu của từng cửa hàng, bao gồm việc sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi tồn kho và thiết lập các cảnh báo khi cần đặt hàng mới.
Ngoài ra, cần phải đảm bảo rằng nhân viên pha chế và quản lý kho được đào tạo đầy đủ về quy trình quản lý kho, đối chiếu dữ liệu hàng hoá cũng như ý thức về việc tránh lãng phí nguyên liệu.
Cuối cùng, một hệ thống kiểm tra và đánh giá định kỳ về hiệu suất sử dụng và quản lý tồn kho là cách toàn diện nhất để phát hiện các vấn đề và cải thiện quy trình quản lý nguyên liệu theo thời gian. Bằng cách này, có thể đảm bảo rằng mỗi cửa hàng trong chuỗi cửa hàng luôn có đủ nguyên liệu và tránh được tình trạng thất thoát doanh thu.
4. Đào tạo và quản lý nhân viên
Một phần quan trọng của việc quản lý nhân viên mà nhiều người thường không chú trọng chính là xác định rõ các yêu cầu và trách nhiệm của từng vị trí. Thống nhất rõ trách nhiệm cá nhân giúp nhân viên làm việc dễ dàng và quyết đoán hơn. Ngoài ra, có thể đặt ra bản nội quy và yêu cầu công việc cụ thể để giúp tăng cường trách nhiệm và nỗ lực của nhân viên.
Đồng thời, cần triển khai đào tạo liên tục cho nhân viên về thông tin sản phẩm, các chương trình khuyến mãi, những đổi mới trong quy trình làm việc, văn hoá doanh nghiệp… để đảm bảo nhân viên truyền tải đến khách hàng sản phẩm và dịch vụ hoàn hảo nhất.
Một đội ngũ nhân viên tích cực, năng động, đam mê sẽ tự động truyền đạt sự hạnh phúc đó đến khách hàng, tạo ra một không gian thân thiện và chân thành cho mọi người. Ngoài ra, khuyến khích sự hợp tác và sáng tạo từ phía nhân viên trong việc quảng bá thương hiệu cũng là một chiến lược mới được nhiều brand trên thị trường hiện nay áp dụng.
Đào tạo nhân viên chuyên nghiệp giúp tạo ra một không gian thân thiện cho khách hàng (Nguồn: dovney.com)
5. Quản lý tài chính chặt chẽ
Một trong những chìa khóa quan trọng trong quản lý tài chính là cân đối nguồn thu., đảm bảo nguồn thu hằng ngày ổn định, không có sự thất thoát hoặc lãng phí nào. Cách tốt nhất để thực hiện điều này là phân công nhân viên để ghi chép và đối chiếu mỗi khoản thu hàng ngày, đồng thời lắp đặt camera giám sát tại bàn thu ngân. Các trường hợp như thu nhầm, thu thừa thiếu, hoặc thậm chí là trường hợp nhân viên thu ngân không trung thực cũng cần được xử lý một cách nghiêm túc và kịp thời.
Trên thực tế, các quán cafe hiện nay sử dụng các hệ thống POS để tiến hành kết ca một cách minh bạch và đối soát nhanh chóng. Sai sót sẽ được phát hiện sau mỗi ca làm việc và xác định được người chịu trách nhiệm.
6. Marketing quảng bá cho chuỗi cafe
Trong bối cảnh sôi động của thị trường cafe shop, việc quảng bá khi kinh doanh chuỗi cafe đòi hỏi sự linh hoạt và sáng tạo. Chủ doanh nghiệp nên tận dụng điểm mạnh của quán và đặc thù của thị trường để định hình chiến lược tiếp thị hiệu quả. Trong đó, sự kết hợp linh hoạt giữa các kênh truyền thông xã hội, quảng cáo trên các công cụ tìm kiếm, và tổ chức các sự kiện cộng đồng là không thể thiếu. Ngoài ra, với việc mô hình cà phê tiện lợi ngày càng phổ biến, như đặt hàng trước hoặc giao hàng trực tuyến, việc tạo ra một hệ sinh thái ứng dụng cà phê hiện đại có thể giúp thu hút và giữ chân khách hàng. Việc hợp tác với các ứng dụng giao hàng và thanh toán di động cũng là một cách tốt để tăng cường trải nghiệm khách hàng.
7. Đồng bộ dữ liệu khách hàng
Để đồng bộ dữ liệu khách hàng, cần thiết lập một hệ thống thu thập thông tin khách hàng hiệu quả, ví dụ như thông qua thẻ thành viên. Thông tin khách hàng cần thu thập có thể bao gồm tên, địa chỉ email, số điện thoại, và các thông tin liên quan khác. Dữ liệu này sau đó được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu hoặc hệ thống quản lý khách hàng.
Khi dữ liệu khách hàng được đồng bộ, bạn có thể sử dụng nó để tạo ra các chương trình khuyến mãi và ưu đãi đặc biệt dành riêng cho những khách hàng thân thiết. Điều này giúp tăng cơ hội giữ chân khách hàng và tạo ra một mối quan hệ lâu dài và mang lại lợi ích cho cả hai bên.
8. Sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cafe
Một phương pháp tối ưu để quản lý chuỗi cà phê hiệu quả đó là sử dụng phần mềm quản lý quán cafe. Phần mềm này sẽ giúp bạn biết được số lượng món mà khách order, thanh toán nhanh gọn, tính toán được nguồn nguyên liệu sử dụng… giúp bạn quản lý sát sao, hạn chế thất thoát hiệu quả.
Để sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cafe hiệu quả, chủ doanh nghiệp cần chọn một phần mềm phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình. Dcorp POS là một lựa chọn tối ưu và toàn diện với những tính năng vượt trội giúp bạn quản lý chuỗi cafe một cách hiệu quả.
- Hệ thống POS order của Dcorp POS cho phép ghi nhận và xử lý đơn hàng của khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác.
- Hệ thống hiển thị nhà bếp KDS giúp tối ưu hóa quá trình giao hàng từ bếp ra ngoài, giảm thiểu thời gian chờ đợi và tăng sự hài lòng của khách hàng.
- Phần mềm quản lý kho chuyên cho F&B của Dcorp POS giúp theo dõi và kiểm soát nguồn nguyên liệu sử dụng, từ đó giảm thiểu thất thoát và tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho.
- Hệ thống quản lý khách hàng – CR giúp thu thập và tổ chức thông tin khách hàng một cách hiệu quả, từ đó tạo ra các chiến lược tiếp thị và chăm sóc khách hàng phù hợp.
- Bán hàng đa kênh và quản lý giao hàng giúp mở rộng kênh bán hàng và tăng cơ hội tiếp cận khách hàng.
- Hệ thống báo cáo chuyên sâu cung cấp thông tin phân tích chi tiết về hoạt động kinh doanh, từ đó giúp bạn ra quyết định và chiến lược phát triển chuỗi cafe một cách hiệu quả.
Tận dụng công nghệ để tối ưu hoá quy trình vận hành và kinh doanh chuỗi cafe không phải là xu hướng nhất thời mà đã trở thành yếu tố sống còn cơ bản khi đối mặt với thách thức mở rộng quy mô. Dcorp POS là đối tác tin cậy để bạn sở hữu chuỗi cafe hoạt động mạnh mẽ, linh hoạt và thích ứng được với nhu cầu của khách hàng, từ đó đạt được sự thành công và bền vững trong thị trường cà phê sôi động của Việt Nam.
Hệ thống quản lý chuỗi quán cafe Dcorp POS
Với sự sáng tạo, cam kết chất lượng và chiến lược linh hoạt, các thương hiệu trà sữa nhượng quyền tiếp tục là điểm đến ưa thích của đông đảo người tiêu dùng tại Việt Nam. Đối với doanh nghiệp muốn tham gia vào mô hình nhượng quyền, việc lựa chọn giải pháp quản lý thương hiệu như Dcorp POS sẽ giúp tối ưu hóa quá trình quản lý và phát triển mạng lưới cửa hàng một cách hiệu quả và bền vững.
Nếu quý khách hàng có thắc mắc hoặc nhu cầu tư vấn về phần mềm quản lý nhà hàng của Dcorp Vietnam, hãy liên hệ ngay với chúng tôi:
- Hotline: 0909 119 070
- Email: sales@dcorp.com.vn
- Trụ sở tại TPHCM: 23-25 Trần Nhật Duật, Tân Định, Quận 1
- Trụ sở tại Hà Nội: Lầu 2, HKC Building, 285 Đội Cấn, Ba Đình
- Social: Facebook | LinkedIn | Zalo
>> Xem thêm:
