Trong ngành F&B cạnh tranh khốc liệt, việc kiểm soát chi phí và tối ưu hóa hoạt động là yếu tố then chốt để thành công. Một trong những mắt xích quan trọng nhưng thường bị bỏ qua chính là quản lý kho hàng. Vậy làm thế nào để quản lý kho hàng hiệu quả, tránh thất thoát, lãng phí và đảm bảo nguồn cung cấp ổn định? Câu trả lời chính là ứng dụng phần mềm quản lý kho nhà hàng. Nếu bạn đang cần tìm phần mềm giúp quản lý kho hàng thông minh và tối ưu chi phí nhất, tham khảo ngay nội dung dưới đây của Dcorp.
Phần mềm quản lý kho của nhà hàng là gì?
Phần mềm quản lý kho nhà hàng là ứng dụng thông minh giúp chủ nhà hàng kiểm soát và tối ưu nguồn nguyên vật liệu chế biến thức ăn của cửa hàng một cách dễ dàng. Ứng dụng công nghệ vào quản lý kho nguyên vật liệu đang trở thành xu hướng tất yếu đối với các nhà hàng, quán ăn hiện nay. Thay vì ghi chép sổ sách thủ công, chủ nhà hàng có thể theo dõi toàn bộ hoạt động xuất nhập kho, số lượng hàng hóa tồn và cả hạn sử dụng của nguyên vật liệu.Hơn thế nữa, phần mềm còn cho phép chủ nhà hàng nắm bắt tình hình nợ nần với các nhà cung cấp, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra trôi chảy.Một tính năng đặc biệt hữu ích là khả năng dự báo xu hướng sử dụng nguyên liệu trong tương lai. Nhờ đó, chủ nhà hàng có thể đánh giá mức độ tiêu thụ, đưa ra quyết định nhập hàng phù hợp, tránh lãng phí và tối ưu chi phí.
>> Tham khảo thêm:
- Top 6 phần mềm bán hàng, tính tiền POS
- Phần mềm POS bán hàng và những lợi ích trong nhà hàng, quán cafe
Phần mềm quản lý kho nhà hàng giúp kiểm soát cửa hàng một cách dễ dàng (Nguồn: Penguin app)
Tầm quan trọng của phần mềm quản lý kho nhà hàng
1. Kiểm soát chi phí
Phần mềm quản lý kho nhà hàng hỗ trợ kiểm soát chi phí hoạt động nhờ việc theo dõi chi tiết xuất nhập kho. Việc nắm bắt, quản lý tồn kho giúp bạn xác định chính xác chi phí nhập hàng, tránh thất thoát và lãng phí do thất lạc hoặc hư hỏng. Ngoài ra, ứng dụng thông minh này còn giúp chủ nhà hàng lên kế hoạch mua hàng chính xác, phân tích chi phí nguyên vật liệu theo từng món ăn hoặc theo thời gian, đồng thời theo dõi chi tiết công nợ với nhà cung cấp, tránh phát sinh các chi phí không cần thiết.
Ứng dụng quản lý kho nhà hàng giúp kiểm soát chi phí (Nguồn: Navi Cost Control)
2. Đảm bảo chất lượng sản phẩm
Phần mềm quản lý kho nhà hàng đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm, góp phần tạo nên uy tín và thành công cho nhà hàng. Theo đó, phần mềm cho phép theo dõi sát sao hạn sử dụng của từng loại nguyên liệu, giúp nhà hàng tránh sử dụng sản phẩm hết hạn, đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm. Đồng thời, ứng dụng này cho phép theo dõi lô hàng, lưu trữ thông tin nhà cung cấp giúp nhà hàng dễ dàng truy xuất nguồn gốc, xuất xứ của nguyên liệu khi cần thiết, đặc biệt hữu ích trong trường hợp xảy ra vấn đề về chất lượng sản phẩm.
Ứng dụng quản lý kho nhà hàng giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm
3. Tối ưu hóa quy trình sản xuất
Không chỉ kiểm soát chi phí và đảm bảo chất lượng sản phẩm, phần mềm còn đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình sản xuất. Nhà hàng có kế hoạch nhập hàng phù hợp nhờ việc phân tích dữ liệu bán hàng, xu hướng tiêu thụ của khách hàng. Dựa trên dự báo nhu cầu, phần mềm sẽ hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất chi tiết, bao gồm số lượng món ăn cần chuẩn bị, định mức nguyên liệu cho từng món, phân bổ nhân sự… Khi nguyên liệu sắp hết, phần mềm sẽ tự động cảnh báo giúp bộ phận bếp chủ động chuẩn bị, tránh gián đoạn quy trình sản xuất, đảm bảo các công đoạn được thực hiện trôi chảy, hiệu quả. Bên cạnh đó, việc tích hợp phần mềm quản lý kho với hệ thống bán hàng và hệ thống kế toán cũng giúp cập nhật thông tin đơn hàng, tự động trừ kho, giúp nhà hàng tiết kiệm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh.
>> Xem thêm:
- Review 5 phần mềm quản lý nhà hàng tốt, dễ dùng nhất 2024
- Các tính năng của phần mềm quản lý nhà hàng buffet
Ứng dụng giúp tối ưu quy trình sản xuất (Nguồn: Nhà hàng số)
4. Giúp lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp
Giúp lựa chọn nhà cung cấp phù hợp cũng là một trong những tính năng của phần mềm quản lý kho nhà hàng. Phần mềm cho phép lưu trữ thông tin chi tiết về nhà cung cấp bao gồm danh mục sản phẩm, giá cả, lịch sử giao dịch, đánh giá chất lượng… giúp chủ nhà hàng dễ dàng tra cứu, so sánh và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Dựa trên nhu cầu dự báo và tình hình kho, ứng dụng quản lý kho thông minh có thể tự động tạo đơn đặt hàng, theo dõi tiến độ giao hàng, chất lượng sản phẩm và những ưu đãi về giá, giúp chủ nhà hàng tiết kiệm thời gian, đồng thời cũng nâng cao được chất lượng dịch vụ của nhà hàng.
Phần mềm quản lý kho của nhà hàng giúp duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp (Nguồn: FPT IS)
5. Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Phần mềm quản lý kho nhà hàng không chỉ tác động đến hoạt động nhà hàng mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao trải nghiệm khách hàng. Nhờ hệ tự động hóa quy trình quản lý kho, tình trạng sai sót trong khâu chuẩn bị nguyên liệu, phục vụ nhầm món, thiếu món… được cải thiện. Ngoài ra, việc quản lý kho hàng bằng phần mềm giúp hạn chế tối đa tình trạng thất thoát hàng hóa, giúp quá trình chế biến, chất lượng món ăn và thời gian phục vụ khách hàng tốt hơn, từ đó đảm bảo tối ưu được quá trình phục vụ kể cả khi đông khách. Điều này giúp tăng cường tương tác với khách hàng, tạo sự hài lòng và gắn kết.
Phần mềm quản lý kho giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng (Nguồn: Job3s)
Top các phần mềm quản lý kho nhà hàng hiệu quả
1. KiotViet
KiotViet là phần mềm quản lý kho nhà hàng, quán ăn phổ biến tại Việt Nam. Phần mềm này cung cấp các tính năng hỗ trợ tối ưu hóa quy trình quản lý kho, nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường trải nghiệm khách hàng. Phần mềm cho phép chủ nhà hàng quản lý nhập – xuất – tồn kho, lưu trữ công thức chế biến của từng món ăn, quản lý thông tin về nhà cung cấp, đồng thời hỗ trợ nhà hàng tối ưu quy trình qua bảng báo cáo – phân tích.
Phần mềm quản lý kho nhà hàng KiotViet (Nguồn: KiotViet)
2. Misa CukCuk
MISA CukCuk là phần mềm quản lý kho hàng chuyên biệt cho lĩnh vực nhà hàng, quán cafe. Phần mềm này nổi bật với giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Cùng với những tính năng hữu ích như quản lý hàng hóa, nguyên vật liệu, quản lý tồn kho, quản lý nhà cung cấp, đặt hàng, báo cáo chi tiết về tình hình kho hàng… MISA CukCuk của công ty phần mềm MISA giúp quản lý kho hàng hiệu quả, tối ưu hóa chi phí và nâng cao năng suất hoạt động cho các chủ nhà hàng.
Phần mềm quản lý kho hàng MISA CukCuk (Nguồn: MISA CukCuk)
3. POS365
Tương tự KiotViet và Misa CukCuk, phần mềm quản lý kho nhà hàng POS365 được xem là giải pháp an toàn khi kinh doanh F&B. Với giao diện trực quan, dễ sử dụng cùng các tính năng đa dạng, POS365 hỗ trợ kiểm soát chặt chẽ tình hình kho hàng, định lượng món ăn và tự động trừ nguyên liệu trong kho khi có đơn hàng bán ra theo thời gian thực, nhận thông báo khi các mặt hàng sắp hết hạn… Ngoài ra, POS365 còn có khả năng quản lý, xem báo cáo hoạt động của các chi nhánh dù chủ nhà hàng ở bất cứ đâu.
Phần mềm quản lý kho nhà hàng POS365 (Nguồn: VnExpress)
4. Dcorp POS
Dcorp POS là phần mềm quản lý kho nhà hàng được phát triển bởi Dcorp – một trong những công ty phần mềm hàng đầu tại Việt Nam. Với hệ thống quản lý kho hàng StoreHouse tích hợp cùng hệ thống R-Keeper của Dcorp, phần mềm mang đến khả năng kiểm soát toàn diện quy trình sản xuất, phù hợp với đa dạng mô hình kinh doanh như nhà hàng, club, café, cửa hàng thức ăn nhanh, bếp ăn công nghiệp, quán ăn,…Hệ thống StoreHouse được các doanh nghiệp F&B tin dùng bởi những tính năng:
Quản lý thông tin sản phẩm:
- Lưu trữ toàn bộ dữ liệu sản phẩm, bao gồm quy cách, thông tin chi tiết, đơn vị tiền tệ, thuế VAT, thông tin kế toán…
- Phân loại và theo dõi nhiều loại hàng tồn kho, bao gồm cả bán thành phẩm.
Kiểm soát hàng hóa:
- Theo dõi nhập – xuất – tồn kho với đầy đủ chứng từ, bao gồm phiếu nhập, phiếu xuất, điều chuyển nội bộ, bảng kiểm kê, phiếu trả hàng, phiếu trừ hàng, phiếu sản xuất…
- Hỗ trợ nhiều phương thức kiểm kho: sử dụng máy quét, cân điện tử, nhập liệu tại chỗ qua POS…
- Kiểm soát hàng bán thành phẩm với nhiều hình thức: phiếu sản xuất, xử lý, bóc tách, tính lùi…
Tối ưu hóa quy trình:
- Tự động trừ nguyên vật liệu và bán thành phẩm dựa trên định lượng món ăn, hỗ trợ sản phẩm thay thế.
- Áp dụng phương pháp FIFO để trừ hàng tồn kho, đảm bảo luân chuyển hàng hóa hiệu quả.
- Tự động loại bỏ sản phẩm hết hạn sử dụng.
Quản lý công thức và định mức:
- Xây dựng công thức chế biến, quy trình và định mức nguyên vật liệu cho từng món ăn.
- Tự động tính toán chi phí định mức theo phương pháp FIFO hoặc LIFO.
- Tạo nhiều phiên bản thẻ định mức cho cùng một món ăn theo từng thời điểm.
- Hỗ trợ định mức lồng (món ăn nằm trong món ăn) và sử dụng sản phẩm thay thế.
Báo cáo và phân tích:
- Cung cấp hệ thống báo cáo linh hoạt, chi tiết, đáp ứng yêu cầu của bộ phận kế toán về bảng cân đối, bảng số lượng, bảng kê hàng bán ra, dự trù giá vốn hàng hóa, danh sách các đối tác, ngày đến hạn thanh toán…
- Theo dõi lịch sử tính toán định mức và chi phí.
Phần mềm quản lý kho nhà hàng thông minh của Dcorp POS
Nếu quý khách hàng có thắc mắc hoặc nhu cầu tư vấn về phần mềm quản lý kho nhà hàng của Dcorp Vietnam, hãy liên hệ ngay với chúng tôi:
- Hotline: 0909 119 070
- Email: sales@dcorp.com.vn
- Trụ sở tại TPHCM: 23-25 Trần Nhật Duật, Tân Định, Quận 1
- Trụ sở tại Hà Nội: Lầu 2, HKC Building, 285 Đội Cấn, Ba Đình
- Social: Facebook | LinkedIn | Zalo
Tags: Phần mềm quản lý bán hàng order, phần mềm order nhà hàng, phần mềm quản lý quán cafe, phần mềm quản lý chuỗi f&b
