Kể từ sau đại dịch, hành vi người tiêu dùng đã trải qua những biến động lớn, đặt ra thách thức và cơ hội mới cho các chủ nhà hàng. Trong bối cảnh này, việc xây dựng hệ thống quản lý nhà hàng toàn diện không chỉ là một xu hướng mà còn là yếu tố quyết định sự thành công và bền vững của các doanh nghiệp trong ngành F&B. Hãy cùng Dcorp tìm hiểu cách quản lý nhà hàng ăn uống, phương pháp quản lý hàng tồn kho… thông qua hệ thống quản lý nhà hàng như thế nào để tạo ra trải nghiệm khách hàng đáng nhớ và tăng cường khả năng cạnh tranh của các nhà hàng.
Hệ thống quản lý nhà hàng là gì?
Hệ thống quản lý nhà hàng là tập hợp các công cụ và phần mềm được thiết kế nhằm tối ưu hóa hoạt động và quản lý các doanh nghiệp trong ngành dịch vụ thực phẩm, bao gồm nhà hàng, quán bar, tiệm bánh, quán cà phê, quán ăn vỉa hè, cửa hàng take away…
Hệ thống quản lý nhà hàng thường bao gồm các tính năng như điểm bán hàng (POS), quản lý hàng tồn kho, quản lý nhân viên, tính lương, lập lịch làm việc của nhân viên, quản lý đặt bàn và giao hàng, tiếp thị và quảng cáo và báo cáo phân tích kinh doanh. Mục tiêu của hệ thống này là giúp các doanh nghiệp trong ngành dịch vụ F&B tăng cường hiệu suất vận hành, cải thiện trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa lợi nhuận.
Hệ thống quản lý nhà hàng là giải pháp toàn diện để vận hành nhà hàng
Lợi ích của hệ thống quản lý nhà hàng
1. Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Một trong những lợi ích quan trọng nhất khi xây dựng hệ thống quản lý nhà hàng là nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Khách hàng dễ dàng đặt bàn trước, đặt hàng giao hàng, hoặc đặt hàng tại chỗ một cách thuận tiện nhờ vào các tính năng linh hoạt của hệ thống quản lý nhà hàng. Bên cạnh đó, thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý, doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết lập các chương trình ưu đãi, tặng thưởng dành cho khách hàng thân thiết, từ đó thu hút và giữ chân khách hàng thường xuyên. Ngoài ra, đối với mọi đơn hàng đi qua cùng một nền tảng quản lý giúp đảm bảo nhà bếp luôn hoạt động đúng theo yêu cầu của đơn hàng và đúng thời gian. Chung quy lại, hệ thống quản lý giúp cải thiện tốc độ phục vụ và đảm bảo chính xác, từ đó tạo ra sự hài lòng và niềm tin vững chắc từ phía khách hàng.
2. Hệ thống và quy trình làm việc hiệu quả
Một lợi ích khác của hệ thống quản lý nhà hàng là khả năng tối ưu hóa quy trình làm việc và làm cho mọi hoạt động của nhà hàng trở nên hiệu quả hơn. Với một phần mềm đa nhiệm với giao diện thân thiện với người dùng giúp nhân viên thực hiện các công việc tốt hơn. Một trong những ví dụ tiêu biểu là việc tự động hóa nhiều công việc mà trước đây phải thực hiện thủ công, từ việc quản lý đặt hàng, kiểm soát tồn kho đến giao tiếp giữa các bộ phận trong nhà hàng.
Quy trình làm việc rõ ràng nhờ sử dụng hệ thống quản lý nhà hàng (Nguồn: zenchef.com)
Chẳng hạn, đối với dịch vụ ăn uống tại nhà hàng, việc quản lý đơn hàng từ lúc khách đặt đến khi món ăn được phục vụ có thể trở nên rất phức tạp và dễ gây nhầm lẫn nếu thực hiện bằng phương pháp thủ công. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của hệ thống quản lý nhà hàng, mỗi bước trong quy trình này có thể được tự động hóa và theo dõi một cách chính xác. Ví dụ, khi khách hàng đặt món, thông tin đơn hàng sẽ tự động được chuyển đến bếp và các vị trí phục vụ, giúp nhân viên biết ngay lập tức khi nào cần phục vụ một đơn hàng hoặc một bàn mới.
Đối với các đơn giao hàng, hệ thống quản lý nhà hàng giúp tối ưu hóa quy trình giao hàng và thanh toán. Thay vì phải chờ đợi lâu hoặc phải làm việc với nhiều hệ thống khác nhau, nhân viên giao hàng có thể nhận thông tin và chỉ đường từ hệ thống một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Có thể thấy, việc xây dựng hệ thống quản lý nhà hàng giúp tổ chức, quản lý hoạt động hàng ngày một cách hiệu quả và cải thiện trải nghiệm của cả nhân viên và khách hàng.
3. Tiết kiệm chi phí kinh doanh
Hệ thống quản lý nhà hàng cũng giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp thông qua việc tối ưu hóa phương pháp quản lý hàng tồn kho và nhân sự. Quản lý hàng tồn kho giúp giảm lãng phí và tồn kho không cần thiết, còn quản lý nhân sự giúp tối ưu hóa lịch làm việc và tính lương, giảm thiểu chi phí nhân sự. Theo Báo cáo tình trạng nhà hàng của TouchBistro năm 2023, chi phí tồn kho là nguồn gây căng thẳng tài chính lớn nhất đối với các chủ nhà hàng. Hệ thống quản lý nhà hàng giúp giảm lãng phí thực phẩm và chi tiêu ít hơn cho nguyên liệu.
Khả năng giao tiếp FOH (Front Of House), BOH (Back Of House) được cải thiện nhờ vào hệ thống tích hợp từ POS đến bếp, các đơn hàng phù hợp sẽ được gửi đến bếp liên tục, và hiếm khi gặp phải sai sót. Kết quả là tiết kiệm thời gian và giúp nhân viên yên tâm tập trung vào việc phục vụ khách hàng.
Các tính năng của hệ thống quản lý nhà hàng
1. Quản lý đơn hàng
Hệ thống quản lý nhà hàng giúp quản lý tất cả đơn hàng một cách dễ dàng, ngay cả đối với những đơn hàng giao đi. Tính năng này cho phép nhà hàng tiếp nhận và xử lý đơn hàng trực tuyến, từ việc chấp nhận đơn hàng đến quy trình giao hàng cho khách hàng một cách linh hoạt và thuận tiện. Bằng cách này, nhà hàng có thể tăng cường tương tác với khách hàng, cải thiện trải nghiệm mua sắm và tăng doanh thu so với việc sử dụng các Food App.
Việc ứng dụng giải pháp quản lý giao hàng để phát triển dịch vụ giao hàng đồ ăn với Delivery POS. Một số phiên bản còn tích hợp ngay trên máy POS giúp bạn dễ dàng làm việc và chủ động điều phối hoạt động giao đồ ăn. Các tính năng khi tiếp nhận đơn hàng sẽ bao gồm:
- Nhận đơn hàng qua điện thoại, với các ứng dụng trên mobile/website
- Tự động chọn nhà hàng gần nhất để giao hàng với mô hình chuỗi
- Nhận diện khách hàng thành viên thông qua dữ liệu lưu trữ trên hệ thống CRM
- Khả năng làm việc với nhiều địa chỉ cho một khách hàng
- Kết nối với các chương trình khuyến mãi dành cho khách hàng thân thiết.
Các tính năng trong việc quản lý và theo dõi đơn hàng:
- Hoạt động ổn định với số lượng lớn đơn hàng
- Dễ dàng xác nhận và chuyển trạng thái đơn hàng ngay trên POS
- Kiểm soát trạng thái đơn hàng và toàn bộ quy trình thực hiện
- Quản lý shipper và theo dõi trực tuyến vị trí của shipper
- Tự động in hóa đơn khi chuyển đơn hàng vào chế biến
- Dễ dàng thêm các ghi chú cho món ăn/ đơn hàng
- Phân tích các đơn hàng trên bản đồ theo thời gian đã chọn.
Hệ thống quản lý nhà hàng giúp tăng trải nghiệm khách hàng trong việc đặt và giao hàng (Nguồn: lifestyleasia)
2. Quản lý hàng tồn kho
Một trong những thách thức lớn nhất mà các nhà hàng phải đối mặt là quản lý hàng tồn kho. Phần mềm quản lý nhà hàng giúp tối ưu hóa việc nhập dữ liệu, theo dõi lượng tồn kho và điều chỉnh đặt hàng. Điều này giúp giảm thiểu lãng phí và tồn kho không cần thiết, từ đó tối ưu hóa chi phí và tăng hiệu quả hoạt động của nhà hàng.
Phần mềm quản lý nhà hàng tự động kiểm soát tồn kho nguyên liệu, giúp giảm thiểu lãng phí và tồn kho không cần thiết. Quy trình sản xuất trong nhà bếp được tối ưu hóa thông qua định lượng chi tiết cho món ăn và kiểm soát kho hàng mỗi ngày, giúp tiết kiệm thời gian và công sức của nhân viên. Đặc biệt, đối với các chuỗi nhà hàng, việc mở thêm chi nhánh đồng nghĩa với việc nguyên vật liệu, số lượng hàng hóa sẽ nhiều lên. Khi số lượng tăng lên sẽ tạo ra thách thức cho các nhà quản lý trong việc kiểm soát kho hàng tại từng chi nhánh. Cùng với đó, lượng hàng tồn kho sẽ thay đổi liên tục, nếu không kiểm tra sát sao sẽ dẫn đến tình trạng nguyên liệu hết hạn sử dụng, kho này thừa kho kia thiếu… Do đó, nhà quản lý cần có thông tin chính xác về hạn sử dụng của nguyên liệu, ngày nhận hàng, vị trí hàng hóa, đơn vị cung cấp… để dễ dàng theo dõi và kiểm soát. Những thiếu sót trong vấn đề này dù là nhỏ nhất trong quản lý cũng có thể gây thiệt hại lớn cho nhà hàng.
3. Quản lý nhân sự
Tính năng quản lý nhân sự của hệ thống giúp việc quản lý lịch làm việc, tính lương và hiệu suất làm việc của nhân viên dễ dàng hơn. Điều này giúp giảm thiểu sai sót trong quản lý nhân sự và tăng cường hiệu suất lao động. Nhân viên có thể dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin cá nhân, lịch làm việc và các thông báo liên quan đến công việc của mình thông qua hệ thống. Từ đó, người quản lý có thể đảm bảo rằng nhà hàng luôn có đủ nhân lực để phục vụ khách hàng.
>> Xem thêm:
- 5 sai lầm về quản trị nhân sự nhà hàng khiến kinh doanh thất bại
- 5 sai lầm trong đào tạo nhân sự nhà hàng
4. Phân tích và lập báo cáo
Một trong những ưu điểm lớn của hệ thống quản lý nhà hàng là khả năng phân tích và lập báo cáo về hoạt động kinh doanh của nhà hàng. Tính năng này cung cấp các báo cáo đa dạng và chi tiết về các khía cạnh quan trọng của hoạt động kinh doanh như doanh số của từng loại món ăn, thức uống hoặc từng khoảng thời gian như ngày, tuần, tháng. Bên cạnh đó, các báo cáo cũng phản ánh về lợi nhuận, nguyên liệu tồn kho, hiệu suất hoạt động của nhân sự, và nhu cầu của khách hàng.
Thông tin chi tiết từ các báo cáo này giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định chiến lược và điều chỉnh hoạt động kinh doanh một cách chính xác và hiệu quả. Ví dụ, dựa trên báo cáo về doanh thu từng món ăn, nhà hàng có thể xác định được các món ăn bán chạy nhất, khung thời gian nhà hàng bán được nhiều nhất hay các món ăn được bán chạy trong từng khung giờ, để từ đó tăng cường chú trọng trong chiến lược quảng cáo và marketing. Hoặc thông qua báo cáo về hiệu suất của nhân sự, nhà hàng có thể đưa ra các biện pháp để cải thiện đào tạo hoặc phân chia công việc sao cho hiệu quả hơn.
Trong tình hình cạnh tranh gay gắt của ngành hàng ăn uống, khả năng “đào sâu” vào dữ liệu kinh doanh là chìa khóa để tạo ra sự khác biệt. Hệ thống quản lý nhà hàng là một trợ thủ thông minh giúp nhà hàng “nắm bắt” bí mật của thị trường. Bằng cách phân tích mọi góc độ của hoạt động kinh doanh để tinh chỉnh chiến lược kinh doanh và tối ưu hóa mọi khía cạnh của hoạt động.
5. Quản lý khách hàng
Hệ thống quản lý nhà hàng không chỉ đơn thuần lưu trữ thông tin cá nhân của khách hàng mà còn giúp bạn xây dựng một bức tranh toàn diện về khách hàng của mình. Từ những sở thích ẩm thực đến các dịch vụ ưa thích, mỗi chi tiết trong lịch sử mua hàng đều được ghi chép kỹ lưỡng. Điều này giúp tạo ra trải nghiệm cá nhân hóa và gợi cảm giác “được quan tâm” đến từng khách hàng.
Bên cạnh đó, khả năng theo dõi lịch sử mua hàng cũng mang lại cơ hội tương tác cá nhân hóa. Bạn có thể hiểu rõ hơn về sở thích và nhu cầu của từng khách hàng cụ thể, từ việc gợi ý các món ăn phổ biến đến việc tạo ra các ưu đãi đặc biệt dành riêng cho họ. Kết quả là, mỗi lần ghé thăm của khách hàng sẽ trở nên đặc biệt và đáng nhớ hơn.
Quản lý khách hàng tốt là bước đầu giữ chân khách hàng thành công (Nguồn: eatthis.com)
Hệ thống quản lý nhà hàng Dcorp POS
Với những lợi ích vượt trội kể trên, không có lý do gì mà các doanh nghiệp trong ngành F&B không sử dụng hệ thống quản lý nhà hàng vào hoạt động kinh doanh của mình. Việc tận dụng sức mạnh công nghệ để tạo ra trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng, tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường hiệu suất kinh doanh, đó là chìa khóa để chiến thắng trong “cuộc đua khốc liệt” của thị trường ẩm thực hiện nay. Và trong số những giải pháp quản lý nhà hàng hàng đầu hiện nay, Dcorp POS là giải pháp chuyên sâu cho ngành F&B với sản phẩm cung cấp đầy đủ các module cho mô hình kinh doanh F&B hiện đại, triển khai nhanh chóng. Dưới đây là những lý do bạn nên lựa chọn giải pháp POS của Dcorp.
- Dcorp POS cung cấp một hệ thống POS chuyên sâu, giúp quản lý đơn hàng một cách chính xác và nhanh chóng. Từ việc xử lý đơn hàng cho đến gửi thông tin vào bar và bếp, giúp tăng hiệu suất phục vụ đặc biệt trong giờ cao điểm. Bên cạnh đó, Dcorp POS còn cung cấp giải pháp quản lý đặt bàn và giao hàng thông minh, giúp khách hàng có thể đặt hàng trực tuyến qua website một cách thuận tiện và nhanh chóng.
- Quản lý khách hàng (CRM): Dcorp POS không chỉ lưu giữ và phân tích dữ liệu khách hàng mà còn giúp quản lý chương trình ưu đãi như giảm giá, tích điểm để tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
- Báo cáo chi tiết: Hệ thống Dashboard chi tiết giúp theo dõi các chỉ số kinh doanh và biến động theo ngày, tháng, quý và năm.
- Smart Kitchen: Hệ thống hiển thị trực quan toàn bộ order từ máy POS, giúp tự động hóa mọi công việc của nhà bếp và giảm thiểu lỗi trong quá trình chế biến.
Bên cạnh các tính năng kể trên, Dcorp POS còn hỗ trợ tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật trong suốt quá trình vận hành.
- Hỗ trợ tư vấn chuyên sâu: Dcorp Vietnam cung cấp đội ngũ chuyên gia hàng đầu, hỗ trợ tư vấn và triển khai dự án một cách hiệu quả.
- 24/7/365 Hỗ trợ kỹ thuật: Cam kết cung cấp hỗ trợ kỹ thuật liên tục, đảm bảo giải quyết mọi vấn đề ngay lập tức và tăng tính ổn định của hệ thống.
Giải pháp hệ thống quản lý nhà hàng toàn diện của Dcorp Vietnam
Nếu quý khách hàng có thắc mắc hoặc nhu cầu tư vấn về phần mềm quản lý nhà hàng của Dcorp Vietnam, hãy liên hệ ngay với chúng tôi:
