Phần mềm quản lý chuỗi F&B và những tính năng cần có

Theo thông tin từ Mordor Intelligence, thị trường F&B đang chứng kiến một tốc độ tăng trưởng ấn tượng, được dự báo lên đến 8,65% hàng năm trong giai đoạn 2021-2026. Điều này thể hiện sự phát triển mạnh mẽ và tiềm năng lớn của ngành này. Đồng thời, với 70% dân số dưới 35 tuổi và thu nhập ngày càng tăng, thế hệ trẻ đang nắm giữ vai trò chủ đạo trong việc định hình các xu hướng mới trong lĩnh vực F&B. Họ sẵn sàng chi tiêu cao hơn cho việc ăn ngoài, không chỉ “cởi mở” với những trải nghiệm mới mà còn quan tâm đến các giá trị như đạo đức và tính bền vững bền vững khi lựa chọn sản phẩm. Tuy nhiên, sự đa dạng và độc đáo của thị trường cũng đặt ra một thách thức không nhỏ đối với các doanh nghiệp trong việc quản lý và hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả. Trước thách thức này, việc áp dụng phần mềm quản lý chuỗi F&B hiện đại và linh hoạt trở nên cực kỳ cần thiết để đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng và khắt khe của thị trường.

Phần mềm quản lý chuỗi F&b là gì?

Phần mềm quản lý chuỗi F&B (Food & Beverage) là một ứng dụng tích hợp được thiết kế để hỗ trợ quản lý các hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, quán ăn, và các cửa hàng thức ăn và đồ uống khác. Với nhiều tính năng và chức năng linh hoạt, phần mềm quản lý chuỗi F&B giúp tối ưu hóa quản lý các khía cạnh quan trọng của một hệ thống F&B.

Tối ưu hóa hoạt động kinh doanh F&B bằng phần mềm quản lý tích hợp

Phần mềm quản lý chuỗi F&B khi được cập nhật thường xuyên sẽ đảm bảo tính linh hoạt và hiệu suất cao. Việc cập nhật dữ liệu hàng ngày và báo cáo định kỳ giúp cho chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về hiệu suất kinh doanh và đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp. Đồng thời, sự tích hợp của công nghệ thông tin và kỹ thuật số trong phần mềm giúp tối ưu hóa các quy trình kinh doanh và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

Các tính năng cần có của phần mềm quản lý chuỗi F&B

1. Quản lý nhân viên toàn hệ thống

Trong chuỗi F&B, việc quản lý nhân viên là một trong những thách thức lớn do số lượng nhân viên lớn và tính phân mảnh công việc. Phần mềm quản lý chuỗi nhà hàng có tính năng quản lý nhân viên toàn hệ thống là một giải pháp hiệu quả để giải quyết những vấn đề thường gặp trong quản lý nhân sự.

• Phân quyền theo chức vụ: Phần mềm cho phép quản trị viên thiết lập các mức độ quyền hạn cho từng nhóm nhân viên dựa trên chức vụ và trách nhiệm của họ. Ví dụ, nhân viên bán hàng chỉ được phép tra cứu thông tin sản phẩm mà không có quyền can thiệp vào quá trình nhập xuất kho.
• Theo dõi hoạt động: Phần mềm ghi lại các hoạt động của nhân viên trong hệ thống, bao gồm việc đăng nhập, tra cứu thông tin, và thực hiện giao dịch. Điều này giúp quản lý có cái nhìn tổng quan về hoạt động của nhân viên và phát hiện các hành vi không trung thực.
• Đánh giá hiệu suất: Phần mềm cung cấp các công cụ để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên dựa trên các chỉ số KPI (Key Performance Indicators) như doanh số bán hàng, tỉ lệ chăm sóc khách hàng, và độ chính xác trong việc nhập xuất kho giúp quản lý xác định những nhân viên xuất sắc và những ai cần cải thiện.
• Tính toán lương và thưởng: Phần mềm tự động tính toán lương và thưởng dựa trên hiệu suất làm việc của nhân viên, giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót trong quá trình tính toán.
• Bảo mật thông tin: Phần mềm quản lý nhân viên đảm bảo tính bảo mật thông tin bằng cách chỉ cho phép các nhân viên có quyền truy cập vào các dữ liệu cần thiết cho công việc của họ, đồng thời ngăn chặn việc truy cập trái phép vào thông tin nhạy cảm như thông tin khách hàng hay thông tin tài chính.

Phần mềm quản lý chuỗi F&B giúp quản lý nhân viên toàn hệ thống (Nguồn: mbbmanagement)

2. Quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho trong phần mềm quản lý chuỗi F&B là một trong những công cụ quan trọng giúp các doanh nghiệp giải quyết các vấn đề thường gặp liên quan đến quản lý kho hàng như:

• Kiểm soát hàng tồn kho: Phần mềm cho phép chủ doanh nghiệp và nhân viên có thể theo dõi tình trạng hàng hóa ở từng kho một cách liên tục. Thông tin về số lượng hàng tồn kho, ngày nhập, ngày hết hạn sẽ được cập nhật đầy đủ trên hệ thống.
• Ghi lại lịch sử xuất nhập kho: Mỗi lần có sự thay đổi trong kho hàng như xuất nhập kho, điều chuyển hàng giữa các kho sẽ được ghi lại trong lịch sử của hệ thống. Điều này giúp ngăn chặn tình trạng nhân viên gian lận, mang hàng ra ngoài mà không được phép.
• Tra cứu hàng hóa: Phần mềm cho phép nhân viên có thể tra cứu thông tin về hàng hóa từng chi nhánh, giúp họ có thể thông báo cho khách hàng tới chi nhánh khác nếu hàng tại cửa hàng hiện tại đã hết. Tính năng này giúp cửa hàng đáp ứng nhanh chóng và kịp thời nhu cầu của khách hàng.
• Quản lý hàng nhập dễ dàng: Phần mềm hỗ trợ quản lý hàng nhập thông qua các công cụ quét mã thông minh, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập hàng.

3. Quản lý khách hàng

Trong kinh doanh F&B, mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng đóng vai trò quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp đó. Đó chính là lý do mà tính năng quản lý khách hàng trong phần mềm quản lý chuỗi F&B hoạt động như một “bộ não” độc lập giúp doanh nghiệp tối ưu hóa mọi cơ hội liên quan đến khách hàng.

• Lưu trữ thông tin khách hàng: Phần mềm quản lý khách hàng cho phép lưu trữ và quản lý thông tin của khách hàng một cách dễ dàng và hiệu quả. Từ lịch sử mua hàng, phản hồi, đến thông tin cá nhân và hành vi mua hàng, tất cả đều được tổ chức và lưu trữ một cách an toàn trên hệ thống. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khách hàng của mình và cung cấp dịch vụ chăm sóc tốt hơn.
• Chăm sóc khách hàng tự động: Phần mềm cho phép tự động hóa các hoạt động chăm sóc khách hàng như gửi SMS, Email, thông báo về các chương trình khuyến mãi, ưu đãi giúp tăng cường tương tác với khách hàng và giữ cho họ luôn được cập nhật thông tin mới nhất từ doanh nghiệp.
• Phân tích và đánh giá khách hàng tiềm năng: Doanh nghiệp cần tập trung vào các chiến lược tiếp thị và chăm sóc đúng đối tượng khách hàng mới có thể tăng cơ hội chuyển đổi và tăng doanh số bán hàng. Phần mềm quản lý chuỗi F&B có thể sử dụng dữ liệu và hành vi của khách hàng để đánh giá xem họ có phải là tệp khách hàng tiềm năng không. 
• Tự động hóa hoạt động: Phần mềm quản lý khách hàng cho phép tự động hóa các hoạt động quan trọng như ghi nhận thông tin mới từ khách hàng, xác định và phân loại khách hàng, cũng như gửi thông báo và ưu đãi đặc biệt. Quy trình tự động hoá  này giúp tiết kiệm thời gian và công sức của nhân viên và đảm bảo tính chính xác và liên tục trong quá trình quản lý khách hàng.
• Đo lường và đánh giá hiệu quả: Phần mềm cung cấp các công cụ để đo lường và đánh giá hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị và chăm sóc khách hàng giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hiệu quả của các hoạt động và điều chỉnh chiến lược một cách linh hoạt để đạt được kết quả tốt nhất.

Quản lý khách hàng thông qua phần mềm quản lý chuỗi F&B (Nguồn: Linkedin) 

4. Quản lý thu chi chuỗi nhà hàng

Một trong những vấn đề phổ biến trong chuỗi F&B là việc quản lý tài chính của từng chi nhánh và toàn bộ chuỗi cửa hàng. Việc ghi nhận và theo dõi các giao dịch thu chi, tính toán doanh thu và chi phí, cũng như xác định lợi nhuận là một quy trình phức tạp và dễ gây ra sai sót nếu thực hiện bằng phương pháp thủ công.

Phần mềm quản lý chuỗi F&B giải quyết vấn đề này bằng cách tự động hóa quá trình quản lý tài chính. Tính năng quản lý thu chi cho phép nhà quản lý ghi nhận và theo dõi mọi giao dịch tài chính, từ thu nhập từ bán hàng đến chi phí về nguyên vật liệu, lương nhân viên và các chi phí khác. Bằng cách này, phần mềm cung cấp cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính của từng chi nhánh và toàn bộ hệ thống chuỗi.

• Báo cáo chi tiết về hoạt động của từng chi nhánh: Phần mềm cung cấp báo cáo chi tiết về doanh thu, thu chi, và số liệu khác của mỗi cửa hàng trong chuỗi giúp nhà quản lý nắm rõ tình hình kinh doanh của từng địa điểm và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.
• Tổng hợp số liệu để đánh giá hiệu quả: Phần mềm tự động tổng hợp số liệu từ các chi nhánh và toàn chuỗi, cung cấp cái nhìn toàn diện về tình hình kinh doanh. Những báo cáo này giúp nhà quản lý so sánh và đánh giá hiệu quả bán hàng của từng địa điểm, từ đó đưa ra chiến lược phát triển phù hợp.
• Tối ưu hóa quản lý doanh thu và chi phí: Phần mềm giúp quản lý doanh thu, tính toán chi phí, lãi lỗ của nhiều chi nhánh một cách tự động và nhanh chóng. Việc tự động hóa quá trình này giúp tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ sai sót trong tính toán, đồng thời giúp nhà quản lý đưa ra các chiến lược và quyết sách kinh doanh nhanh chóng và chính xác.

5. Quản lý đặt hàng và giao hàng

Một vấn đề phổ biến trong chuỗi F&B là việc tiếp nhận và quản lý đơn hàng từ nhiều nguồn khác nhau. Phần mềm quản lý cho phép nhận đơn hàng qua điện thoại, ứng dụng di động hoặc trang web, tự động chọn nhà hàng gần nhất để giao hàng dựa trên mô hình chuỗi, và nhận diện khách hàng thành viên thông qua dữ liệu lưu trữ trên hệ thống CRM. bên cạnh đó, khả năng làm việc với nhiều địa chỉ cho một khách hàng cũng được hỗ trợ, cùng việc kết nối với các chương trình khuyến mãi dành khách hàng thân thiết.

Tính năng này cũng giúp quản lý và theo dõi đơn hàng ngay trên POS, bao gồm hoạt động ổn định với số lượng lớn đơn hàng, dễ dàng xác nhận và chuyển trạng thái đơn hàng trên POS và kiểm soát trạng thái đơn hàng cũng như toàn bộ quy trình thực hiện.

Ngoài ra, hệ thống quản lý cung cấp quy trình làm việc rõ ràng với các đơn hàng bằng cách kiểm soát trạng thái đơn hàng và quy trình thực hiện, quản lý và theo dõi trực tuyến vị trí của shipper, thiết lập trạng thái “Ready” cho đơn hàng theo số đơn hàng, tự động in hóa đơn khi chuyển đơn hàng vào chế biến và dễ dàng thêm các ghi chú cho món ăn hoặc đơn hàng.

Phần mềm quản lý F&B giúp quản lý đặt hàng và giao hàng (Nguồn: posist) 

Phần mềm quản lý chuỗi F&B cần có đặc điểm gì?

​​Để đáp ứng các yêu cầu của ngành F&B, một phần mềm quản lý chuỗi cần có những đặc điểm sau:

• Tốc độ xử lý và truy vấn thông tin nhanh: Đối với một môi trường kinh doanh động như ngành F&B, việc phải xử lý và truy vấn thông tin một cách nhanh chóng là cực kỳ quan trọng để đảm bảo hiệu suất hoạt động.
• Tùy chỉnh tính năng và tích hợp ứng dụng bên thứ ba: Các nhà hàng thường có các quy trình và yêu cầu riêng biệt, vì vậy phần mềm cần phải linh hoạt và có khả năng tùy chỉnh tính năng để phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Tích hợp với các ứng dụng bên thứ ba cũng giúp mở rộng khả năng sử dụng.
• Phân tích và đánh giá khách hàng tiềm năng: Phần mềm cần có khả năng hoạt động trên mọi thiết bị, từ điện thoại di động đến máy tính, và phải tương thích với các hệ điều hành phổ biến như iOS, Android, và Windows. Từ đó có thể thu thập tối đa dữ liệu để đánh giá tệp khách hàng tiềm năng.
• Sử dụng cả online và offline: Môi trường kinh doanh có thể thay đổi nhanh chóng, và việc có khả năng sử dụng phần mềm cả khi có kết nối internet và khi không có là rất quan trọng để đảm bảo tính liên tục của hoạt động.
• An toàn và bảo mật thông tin dữ liệu: Với dữ liệu nhạy cảm như thông tin khách hàng và thông tin tài chính, tính an toàn và bảo mật của dữ liệu là vô cùng quan trọng. Phần mềm cần có các tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ thông tin của doanh nghiệp và khách hàng.
• Có đội ngũ tư vấn nhiệt tình: Việc có một đội ngũ hỗ trợ tận tình và nhiệt huyết là rất quan trọng để giúp người dùng vận hành và tận dụng tối đa tính năng của phần mềm. Điều này giúp giảm thiểu thời gian giải quyết sự cố và tăng cường trải nghiệm của người dùng.

Phần mềm quản lý chuỗi F&B tầm trung và lớn – Dcorp POS

Phần mềm Dcorp POS là một trong những giải pháp hàng đầu đáp ứng các tính năng và đặc điểm dành cho chuỗi nhà hàng F&B. Ngoài ra, Dcorp POS cung cấp nhiều tính năng ưu việt dành riêng cho việc quản lý chuỗi F&B bao gồm:

• Quản lý đa mô hình kinh doanh: Mỗi chuỗi nhà hàng F&B thường có nhiều mô hình kinh doanh khác nhau như lẩu nướng, sushi, beer club, coffee shop, và nhà hàng Hàn Quốc, Nhật Bản. Quản lý các mô hình này đòi hỏi sự linh hoạt và tổ chức dữ liệu thông minh. Dcorp POS cung cấp hệ thống quản lý linh hoạt, cho phép thiết lập chính sách kinh doanh riêng cho từng mô hình hoặc áp dụng chính sách chung theo từng mặt hàng, chương trình khuyến mãi.

• Tình tập trung và dễ dàng quản lý dữ liệu: Quản lý menu và dữ liệu trong một chuỗi nhà hàng F&B là một nhiệm vụ phức tạp, đặc biệt là giữa việc in menu trên giấy và tổ chức menu trong hệ thống POS. Dcorp POS cung cấp công cụ quản lý menu mạnh mẽ, cho phép tổ chức menu dễ dàng và linh hoạt theo từng mô hình, khu vực và thời gian. Menu có thể được thiết lập chung hoặc riêng biệt cho mỗi điểm kinh doanh.

• Điều chỉnh đơn giá theo nhu cầu kinh doanh: Chính sách giá bán trong chuỗi nhà hàng F&B luôn phải linh hoạt theo thực tế kinh doanh. Vì vậy, Dcorp POS cho phép thiết lập và quản lý đơn giá linh hoạt, không giới hạn số lượng và tự động áp dụng theo các điều kiện xác định.

• Quản lý chương trình khuyến mãi hiệu quả: Thách thức khác khi quản lý chuỗi đó là các chuỗi F&B thường chạy nhiều chương trình khuyến mãi với phạm vi áp dụng khác nhau. Dcorp POS hỗ trợ quản lý các chương trình khuyến mãi một cách hiệu quả, cho phép thiết lập và đồng bộ hóa chương trình khuyến mãi cho các điểm kinh doanh khác nhau. Ngoài ra, báo cáo hiệu quả chi tiết được cung cấp để đánh giá hiệu suất của chương trình.

• Quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng: Dữ liệu khách hàng được lưu giữ và phân tích để tạo ra các chiến lược và chương trình marketing hiệu quả. Dcorp POS giúp phân tích dữ liệu khách hàng, phân khúc khách hàng và tạo các báo cáo cần thiết để tăng tốc độ bán hàng và cải thiện chất lượng dịch vụ.

Các chuỗi F&B lớn đang hợp tác với Dcorp POS hiện nay bao gồm: Golden Gate, Goldsun Food, Hoàng Yến group, QSR Việt Nam, Cheese Coffee, Lotus Group, TNI King Coffee…