Chuyển đổi số trong kinh doanh F&B vẫn đang là một trong những ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp nếu muốn nâng cao lợi thế cạnh tranh trong bối cảnh hiện nay. Việc sử dụng phần mềm POS bán hàng vốn đã không còn mới mẻ. Tuy nhiên, nên lựa chọn và đầu tư vào hệ thống như thế nào để mang lại lợi ích tối ưu vẫn là điều khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn. Chủ đầu tư có thể tham khảo bài viết dưới đây để có cái nhìn toàn diện và chọn ra giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình!
Phần mềm bán hàng POS là gì?
POS (Point Of Sale) có thể hiểu đơn giản là “điểm bán hàng”. Hệ thống POS có thể áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, bất kể quy mô và hình thức kinh doanh. Một hệ thống POS sẽ là sự kết hợp của 2 thành phần chính là phần cứng và phần mềm quản lý.
Trong đó, phần cứng (Module POS) sẽ bao gồm các thiết bị phục vụ cho hoạt động mua bán như: đầu đọc thẻ, đầu quét mã vạch, máy in biên lai, màn hình cảm ứng, máy tính… Những phần cứng này sẽ được liên kết bằng một phần mềm có khả năng tiếp nhận, lưu trữ, thu thập và quản lý dữ liệu mua bán bên cạnh hoạt động thanh toán hoặc order thông thường.
> Xem thêm: Giải pháp order bằng mã QR cho nhà hàng với Dcorp POS
Phần mềm bán hàng POS có thể được xem như trung tâm xử lý của một điểm bán hàng. Tùy theo cấp độ, một hệ thống POS có thể cung cấp nhiều tính năng khác nhau hỗ trợ công việc kinh doanh. Do đó, một giải pháp càng mạnh mẽ sẽ càng giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian trong quá trình kiểm soát, quản lý và phân tích các chỉ số trong kinh doanh F&B.
Đối với hoạt động kinh doanh nhà hàng, module POS sẽ bao gồm các thiết bị cần thiết phục vụ cho quá trình kinh doanh hằng ngày. Một số thiết bị cơ bản gồm có: máy POS, két tiền, máy quẹt thẻ, máy in hóa đơn, màn hình cảm ứng… Tùy theo quy mô và công nghệ phần mềm POS mà chủ đầu tư lựa chọn, những thiết bị này có thể đa dạng và hiện đại hơn.
Các thành phần trong module POS
Như đã đề cập ở phần trên, một hệ thống phần mềm POS bán hàng sẽ bao gồm module POS – phần cứng hỗ trợ trong quá trình vận hành một nhà hàng. Thông thường, những thành phần cơ bản trong module POS sẽ gồm có:
- Máy POS: Là thiết bị hiển thị được cài đặt phần mềm POS bán hàng, chứa cơ sở dữ liệu sản phẩm, thanh toán… và liên kết hệ thống module POS. Máy POS có thể là phần cứng đi kèm được các nhà cung cấp phần mềm cung ứng hoặc máy tính, thiết bị di động (điện thoại, máy tính bảng)…
- Két tiền: Ngay cả khi việc thanh toán trực tuyến, thanh toán thẻ đã trở nên rất phổ biến thì việc chuẩn bị két tiền cho quầy thu ngân nhà hàng vẫn rất cần thiết. Phần mềm POS sẽ kết nối với két tiền để kiểm soát thời điểm ngăn kéo được mở nhằm hạn chế tình trạng gian lận trong quá trình thanh toán.
- Máy quẹt thẻ: Đây là thiết bị cần thiết để sử dụng khi khách hàng có nhu cầu thanh toán bằng các loại thẻ khác nhau, bao gồm cả thẻ vật lý hoặc thanh toán không tiếp xúc.
- Máy in hóa đơn: Hiển thị cho khách hàng những sản phẩm họ đã sử dụng, tổng số tiền cần thanh toán và thời điểm họ thanh toán.
- Guest screen: Màn hình hiển thị các thông tin cần thiết trong quá trình order để khách hàng có thể đồng kiểm với nhân viên trong quá trình thao tác.
Lợi ích của phần mềm POS bán hàng trong nhà hàng, quán cafe
Thực tế hệ thống POS đã xuất hiện từ khá lâu tại các doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ. Tuy nhiên, với những lĩnh vực có tính chất phức tạp và thay đổi thường xuyên như ngành F&B, phần mềm POS bán hàng bắt buộc phải cải tiến thường xuyên để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và người quản lý.
Đối với các nhà hàng/ chuỗi nhà hàng hay quán cà phê, việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng phù hợp với các tính năng vượt trội có thể mang lại loạt lợi ích như:
1. Tối ưu quy trình bán hàng nhà hàng
Đây là một trong những lợi ích đầu tiên mà phần mềm POS bán hàng mang lại cho nhà hàng. Toàn bộ các thao tác như nhận order, thông báo đến các bộ phận liên quan đều được thực hiện chỉ trong vòng vài giây. Đồng thời, hệ thống POS cũng giúp giảm thiểu tối đa các sai sót do con người thực hiện nhờ quá trình tự động hóa giúp quy trình bán hàng diễn ra chính xác và hiệu quả. Điều này giúp quá trình tương tác với khách hàng nhanh chóng, thuận tiện hơn.
Bên cạnh đó, hệ thống POS cũng có thể tích hợp với nhiều hệ thống khác như quản lý tồn kho, đặt bàn, giao hàng, nhà bếp… giúp nhân viên ở các bộ phận có thể thuận tiện nắm bắt yêu cầu của khách hàng, tương tác dễ dàng hơn.
2. Tối ưu trải nghiệm khách hàng
Thông qua việc tận dụng những giải pháp từ phần mềm POS bán hàng, toàn bộ quá trình phục vụ khách hàng sẽ diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn. Điều này không chỉ giúp tăng lượng khách được phục vụ trong cùng một thời điểm mà còn dễ dàng phục vụ khách hàng thân thiết theo kiểu cá nhân hóa thông qua lịch sử tiêu dùng đã được lưu lại trước đó. Tất cả những yếu tố trên sẽ giúp khách hàng cảm thấy hài lòng và có những phản hồi tích cực về nhà hàng.
3. Hạn chế nhầm lẫn, sai sót khi gọi món
Áp dụng phần mềm POS bán hàng được xem là giải pháp tối ưu để giảm thiểu sai sót, nhầm lẫn trong quá trình gọi món. Bên cạnh sự trực quan khi hiển thị menu, một số phần mềm còn có tính năng cảnh báo nếu nhân viên hoặc khách hàng nhập order với số lượng lớn bất thường. Qua đó, người quản lý có thể dễ dàng kiểm tra, kiểm soát và loại bỏ các sai sót trong quá trình hoạt động. Ngoài ra, toàn bộ dữ liệu gọi món cũng sẽ được lưu lại, rất thuận tiện nếu bạn cần kiểm tra về sau.
4. Hỗ trợ thanh toán nhanh chóng
Một trong những lợi ích rõ ràng và dễ nhận biết nhất khi sử dụng phần mềm POS bán hàng chính là đẩy nhanh tốc độ thanh toán. Việc kết nối với các thiết bị thanh toán như quẹt thẻ, quét mã… giúp giảm thiểu thanh toán bằng tiền mặt, hạn chế sai sót trong quá trình kiểm tra và gửi lại tiền thừa cho khách hàng. Cùng với đó, hệ thống đã lưu trữ cơ sở dữ liệu đầy đủ về sản phẩm, giá, thông tin khách hàng thân thiết, các chương trình ưu đãi (nếu có)… nên quá trình thanh toán có thể diễn ra nhanh chóng chỉ với vài thao tác.
5. Quản lý các chương trình khuyến mãi dành cho khách hàng
Đối với các nhà hàng hay quán cà phê, việc triển khai các chương trình khuyến mãi là rất cần thiết để thu hút và giữ chân khách hàng. Sử dụng phần mềm POS bán hàng cho phép người quản lý thu thập toàn bộ những dữ liệu liên quan đến doanh số, tồn kho và xu hướng sử dụng dịch vụ của khách hàng. Trên cơ sở đó, bạn có thể tính toán để đưa ra các chương trình khuyến mãi phù hợp theo từng giai đoạn kinh doanh, từng nhóm khách hàng hoặc theo mặt hàng để tối ưu lợi nhuận.
Bên cạnh đó, người quản lý cũng dễ dàng kiểm soát nếu có nhiều chương trình được triển khai cùng lúc, đánh giá hiệu quả và đưa ra các điều chỉnh phù hợp.
6. Hỗ trợ thiết lập báo cáo
Đối với các phần mềm POS bán hàng chuyên nghiệp, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi chặt chẽ doanh thu, lợi nhuận và chi phí thông qua các báo cáo tổng hợp. Những hệ thống này cho phép cập nhật dữ liệu nhanh chóng, đầy đủ dựa trên thời gian thực, giúp bạn đánh giá quá trình kinh doanh một cách chính xác, chi tiết.
Cùng với đó, việc theo dõi các báo cáo này có thể thực hiện qua các thiết bị di động, giúp người quản lý kiểm soát mọi lúc mọi nơi. Trên cơ sở đó, bạn sẽ kịp thời nhận định vấn đề đang xảy và đưa ra được những điều chỉnh phù hợp theo từng thời điểm. Đây là một trong những yếu tố rất quan trọng trong kinh doanh nhà hàng, giúp chủ đầu tư duy trì lợi nhuận và lợi thế cạnh tranh.
Dcorp POS – Giải pháp chuyên nghiệp dành cho nhà hàng/ chuỗi nhà hàng
Từ những lợi ích kể trên có thể thấy, đầu tư cho phần mềm POS bán hàng là yêu cầu thiết yếu đối với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng hiện nay. Tuy nhiên, để đáp ứng các yêu cầu ngày càng phức tạp của ngành F&B, giải pháp mà chủ đầu tư lựa chọn phải đủ mạnh với đầy đủ các tính năng cần thiết để sử dụng lâu dài cùng khả năng tùy chỉnh cao.
Dcorp POS đã được triển khai cho các chuỗi nhà hàng lớn với hàng trăm nhà hàng. Đây là giải pháp chuyên sâu, cung cấp đầy đủ các module cho mô hình kinh doanh F&B hiện đại, triển khai nhanh chóng với những tính năng vượt trội như:
Hệ thống POS order
Phần mềm POS bán hàng của Dcorp được thiết kế chuyên biệt dành riêng cho từng máy POS màn hình cảm ứng. Thông qua phần mềm, các tác vụ order, chuyển tiếp thông tin đến bếp, bar sẽ được xử lý nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu hiệu quả các lỗi nghiệp vụ. Hệ thống hoạt động trơn tru ngay cả trong giờ cao điểm.
Hệ thống đặt bàn
Hệ thống này cho phép khách hàng tự order trên giao diện web mà không cần phải liên hệ trực tiếp với cửa hàng. Các đơn hàng tổng hợp trên web sẽ được gửi về nhà hàng hoặc trung tâm điều phối. Trên cơ sở đó, quá trình nhận order – chuyển về nhà hàng – đóng gói – giao cho shipper – gửi đến tay thực khách – hoàn tất giao dịch sẽ được thực hiện khép kín.
Hệ thống quản lý giao hàng
Hệ thống quản lý giao hàng – Delivery POS là một module tích hợp với R-Keeper 7 cho phép quản lý và tự động hóa dịch vụ giao thức ăn được thực hiện ngay trên POS. Hệ thống này sẽ tiếp nhận đơn order từ tất cả các kênh như Web-Order, Chatbot-Order, Phone-Order, Email-Order… và quản lý giao hàng hoàn chỉnh ở tất cả các khâu, theo dõi chi tiết đơn hàng ở mọi giai đoạn.
Hệ thống báo cáo
Hệ thống báo cáo chuyên sâu chi tiết và chính xác của R-Keeper cho phép thiết lập theo nhu cầu riêng của từng cá nhân. Tất cả các chỉ số kinh doanh đều sẽ được theo dõi sát sao ở chế độ online, giúp chủ đầu tư bám sát và so sánh các chỉ số nhằm đưa ra các điều chỉnh hoặc chiến lược phù hợp.
Hệ thống quản lý nhà bếp
Quản lý nhà bếp trong một hoặc một chuỗi nhà hàng là tác vụ phức tạp, ảnh hưởng lớn đến chất lượng món ăn và chất lượng dịch vụ. Ứng dụng Smart Kitchen cho phép hiển thị trực quan toàn bộ order từ máy POS đồng thời cung cấp các chỉ số và chỉ dẫn cụ thể về thời gian, công thức chế biến cũng như phân chia luồng công việc phù hợp. Điều này sẽ giúp hoạt động trong nhà bếp được chính xác và nhịp nhàng, duy trì chất lượng món ăn theo đúng tiêu chuẩn đã đề ra.
Hệ thống quản lý kho
Nghiệp vụ quản lý kho trong kinh doanh F&B được đánh giá là nội dung phức tạp nhất bởi số lượng hàng hóa lớn, thay đổi thường xuyên. Hệ thống quản lý kho StoreHouse giúp tự động hóa quy trình sản xuất, kiểm soát định lượng và chi tiết xuất – nhập – tồn, chi phí, vốn… Trên cơ sở này, chủ đầu tư sẽ hạn chế tối đa thất thoát cũng như kịp thời điều chỉnh nguyên vật liệu phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế.
Hệ thống CRM
Hệ thống CRM – quản lý khách hàng được xem là giải pháp cần thiết để nâng cao chất lượng dịch vụ và đẩy nhanh tốc độ bán hàng. Toàn bộ quá trình đăng ký dữ liệu và kết nối với khách hàng sẽ được tự động hóa hoàn toàn. Đồng thời, hệ thống cũng cho phép lưu trữ, phân tích và cung cấp các báo cáo cần thiết để đưa ra các chiến lược hiệu quả nhất nhằm xây dựng hệ thống ưu đãi, duy trì tương tác với khách hàng.
Nếu quý khách hàng có thắc mắc hoặc nhu cầu tư vấn về phần mềm quản lý nhà hàng của Dcorp Vietnam, hãy liên hệ ngay với chúng tôi:
- Hotline: 0909 119 070
- Email: sales@dcorp.com.vn
- Trụ sở tại TPHCM: 23-25 Trần Nhật Duật, Tân Định, Quận 1
- Trụ sở tại Hà Nội: Lầu 2, HKC Building, 285 Đội Cấn, Ba Đình
