Mở quán cà phê cần chi bao nhiêu vốn?

Mở quán cafe là hướng kinh doanh của không ít bạn trẻ đam mê khởi nghiệp. Tuy nhiên, thị trường cafe hiện nay đang khá cạnh tranh. Để tồn tại và phát triển trong môi trường này, ngoài ý tưởng độc đáo, chất lượng đồ uống, dịch vụ, bạn cần phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt tài chính. Vậy, các chi phí khi mở quán cafe bao gồm những gì? Liệu bạn đã dự trù đủ ngân sách để khởi đầu hành trình chinh phục giấc mơ của mình?

Các chi phí cần có khi mở quán cafe

1. Chi phí thuê mặt bằng

Để có thể lựa chọn được vị trí mặt bằng phù hợp, bạn nên khảo sát nhiều khu vực khác nhau, so sánh giá thuê, ưu nhược điểm của từng nơi. Chi phí thuê mặt bằng thường bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như vị trí, diện tích, mặt tiền và giao thông. Ví dụ, một mặt bằng có diện tích khoảng 50m2 ở khu vực trung tâm thành phố có thể có giá thuê khoảng 150 triệu đồng/năm. Mặt bằng đẹp mang lại lợi thế kinh doanh nhưng chi phí cao. Do đó, người mới kinh doanh cafe cần chọn mặt bằng phù hợp với mô hình và quy mô. Hợp đồng thuê thường có thời hạn 2-3 năm, đòi hỏi chủ đầu tư phải dự trù kinh phí hợp lý.

Để tìm được địa điểm ưng ý, bạn nên khảo sát nhiều khu vực khác nhau (Nguồn: Cà Phê rang xay)

2. Chi phí xây dựng và thiết kế quán cafe

Chi phí xây dựng và thiết kế quán cafe phụ thuộc vào việc bạn tự thực hiện hay thuê dịch vụ bên ngoài. Tự thiết kế và thi công sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí, nhưng đòi hỏi bạn có kiến thức và kỹ năng cần thiết.

Nếu thuê dịch vụ thiết kế và thi công chuyên nghiệp, chi phí sẽ cao hơn, dao động từ 50-80 triệu đồng cho một quán cafe quy mô vừa. Dù lựa chọn phương án nào, hãy đảm bảo thiết kế quán phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu và phong cách quán cafe mà bạn hướng tới.

>> Xem thêm: Top 10 thương hiệu nhượng quyền cafe lợi nhuận cao nhất hiện nay

Thiết kế và xây dựng quán cafe là khoản chi phí quan trọng (Nguồn: Vincom)

3. Chi phí đầu tư cơ sở vật chất

Cơ sở vật chất là yếu tố quan trọng góp phần tạo nên không gian và trải nghiệm cho khách hàng tại quán. Khi đầu tư cơ sở vật chất, bạn cần quan tâm đến các hạng mục như:

• Bàn ghế: Lựa chọn loại bàn ghế phù hợp với phong cách quán và đối tượng khách hàng.
• Tủ mát: Bảo quản nguyên liệu pha chế và đồ uống.
• Vật dụng pha chế: Máy pha cafe, máy xay, dụng cụ pha chế…
• Thiết bị điện tử: Máy lạnh, quạt, hệ thống âm thanh…

Để tối ưu chi phí, bạn nên tham khảo nhiều nguồn cung cấp, so sánh giá cả và lựa chọn sản phẩm phù hợp với nhu cầu. Kinh nghiệm thực tế của Dcorp cho thấy, chi phí đầu tư cơ sở vật chất cho quán cafe diện tích khoảng 120m2 vào khoảng 120 triệu đồng. Đối với quán cafe cóc, chi phí có thể thấp hơn, nhưng giá bán đồ uống cũng sẽ thấp hơn so với các quán cafe thông thường. Ngoài ra, bạn cũng có thể cân nhắc mua sắm đồ cũ hoặc thanh lý để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, cần kiểm tra kỹ chất lượng sản phẩm trước khi mua.

4. Chi phí mua nguyên vật liệu

Chi phí mua nguyên vật liệu thường chiếm 4% – 10% trong chi phí vận hành quán. Các loại nguyên vật liệu cần mua sắm bao gồm: Cafe, các loại trà, các nguyên liệu pha chế khác như đường, sữa, bột cacao, siro, trái cây tươi… và đồ dùng phục vụ (ly, cốc, ống hút, khăn giấy)… Để tối ưu chi phí mua nguyên vật liệu, bạn cần:

• Lập kế hoạch mua sắm: Dự trù lượng nguyên vật liệu cần thiết, tránh mua quá nhiều dẫn đến lãng phí.
• Tìm kiếm nguồn cung cấp uy tín: Chọn nhà cung cấp có giá cả hợp lý và chất lượng sản phẩm đảm bảo.
• So sánh giá cả: Tham khảo giá từ nhiều nhà cung cấp trước khi quyết định mua.
• Mua theo số lượng lớn: Mua nguyên vật liệu với số lượng lớn thường có giá ưu đãi hơn.

Cần lưu ý rằng, chi phí mua nguyên vật liệu có thể dao động tùy thuộc vào loại nguyên liệu, chất lượng, số lượng mua và thời điểm mua.

>> Xem thêm: Mở quán cafe cần chuẩn bị những gì? 10 bước cần thực hiện

Để tối ưu chi phí mua nguyên vật liệu, bạn cần lập kế hoạch mua sắm (Nguồn: MIA.vn)

5. Chi phí đầu tư phần mềm quản lý quán cafe

Trong thời đại công nghệ số, phần mềm đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý quán cafe hiệu quả. Dưới đây là một số giải pháp phần mềm thiết yếu và chi phí ước tính:

• Hệ thống POS: Order, thanh toán, xử lý đơn hàng, quản lý hàng tồn kho, theo dõi doanh số và lập báo cáo.
• Hệ thống đặt hàng trực tuyến: Tiếp nhận đơn hàng online, quản lý menu, giao tiếp với khách hàng, chi phí từ 99 USD/ tháng (khoảng hơn 2,4 triệu đồng).
• Ứng dụng di động: Nâng cao trải nghiệm khách hàng, chi phí phát triển từ 5.000 – 20.000 USD (khoảng hơn 120 – gần 500 triệu đồng).
• Phần mềm CRM: Quản lý dữ liệu khách hàng, xây dựng mối quan hệ, chi phí từ 10 – 100 USD/người dùng/tháng (200 nghìn – hơn 2,4 triệu đồng).
• Phần mềm kế toán: Theo dõi tài chính quán cafe, chi phí từ 20 – 60 USD/tháng (gần 500 nghìn – hơn 1,4 triệu đồng).
• Phần mềm lập kế hoạch nhân viên: Sắp xếp lịch trình, quản lý ca làm việc, chi phí từ 20 USD/tháng (gần 500 nghìn đồng).
• Phần mềm quản lý hàng tồn kho: Theo dõi hàng tồn kho, tránh lãng phí, chi phí từ 50 – 200 USD/tháng ( hơn 1,2 – gần 5 triệu đồng).

Chi phí phần mềm có thể thay đổi tùy thuộc vào tính năng, quy mô và nhà cung cấp. Hãy lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu và ngân sách của bạn.

>> Xem thêm: Top 7 phần mềm quản lý quán cafe hiệu quả, tối ưu chi phí

6. Chi phí thuê nhân viên

Chi phí thuê nhân viên là một phần quan trọng cần phải dự trù trong các chi phí khi mở quán cafe. Bạn sẽ cần đội ngũ nhân viên pha chế, phục vụ, đầu bếp (nếu có) và có thể cả nhân viên quản lý. Mức lương cho mỗi vị trí dao động tùy thuộc vào kinh nghiệm, vị trí địa lý và quy mô quán cafe. Dưới đây là ước tính sơ bộ mà bạn có thể tham khảo khi dự toán chi phí thuê nhân viên cho quán.

Hãy dự trù chi phí lao động phù hợp để đảm bảo thu nhập cho nhân viên và lợi nhuận cho quán cafe của bạn. Bên cạnh đó, việc đào tạo nhân viên là khoản đầu tư quan trọng để đảm bảo chất lượng dịch vụ và tính nhất quán cho quán cafe. Bạn cũng cần dự trù ngân sách cho việc đào tạo này để nâng cao kỹ năng và kiến thức cho nhân viên, giúp họ mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Dự trù chi phí nhân viên phù hợp để đảm bảo lợi nhuận cho quán cafe (Nguồn: Glints)

7. Chi phí marketing cho quán cafe

Trong các chi phí khi mở quán cafe, bạn sẽ cần trích một khoản đầu tư cho Marketing. Marketing đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút khách hàng và quảng bá thương hiệu cho quán cafe. Chi phí marketing có thể dao động tùy thuộc vào quy mô quán, chiến lược marketing và kênh marketing được sử dụng. Theo nguyên tắc chung, ngân sách tiếp thị quán cà phê của bạn phải nằm trong khoảng từ 3% đến 6% doanh thu của quán. Một số kênh marketing phổ biến đó là:

• Marketing online: Website, quảng cáo Google Ads, quảng cáo Facebook Ads…
• Marketing offline: In ấn tờ rơi, brochure, quảng cáo trên báo chí, tạp chí, sự kiện…
• Liên hệ hợp tác với những KOC/KOL hay Influencer để xây dựng nội dung giới thiệu dịch vụ, sản phẩm tại quán cafe.

Ngoài ra, bạn cũng có thể áp dụng các phương pháp marketing ít tốn kém hoặc miễn phí bằng cách triển khai các chương trình như tích điểm đổi quà; tặng quà cho khách hàng vào ngày sinh nhật hoặc các dịp đặc biệt; tặng quà khi khách hàng giới thiệu khách hàng mới… Bạn nên lựa chọn kênh marketing phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu và ngân sách của mình. Hãy theo dõi hiệu quả của các chiến dịch marketing để tối ưu chi phí và mang lại hiệu quả tốt nhất!

Chi phí marketing cho quán cafe (Azpos)

8. Phí đăng ký kinh doanh

Để vận hành quán cafe hợp pháp, bạn cần xin các giấy phép và thủ tục pháp lý cần thiết. Chi phí và loại giấy phép có thể khác nhau tùy thuộc vào vị trí và dịch vụ bạn cung cấp. Một số giấy phép phổ biến như:

• Giấy phép kinh doanh: Chi phí của giấy phép kinh doanh có thể khác nhau tùy thuộc vào vị trí và loại hình kinh doanh của bạn.
• Giấy phép dịch vụ ăn uống: Để phục vụ đồ ăn và đồ uống, bạn sẽ cần có giấy phép dịch vụ ăn uống. Chi phí sẽ tùy thuộc vào vị trí và số chỗ ngồi của bạn.
• Giấy phép của Bộ Y tế: Giấy phép này đảm bảo rằng quán cà phê của bạn tuân thủ các quy định về sức khỏe và an toàn.
• Giấy phép của Sở Cứu hỏa: Giấy phép này đảm bảo rằng quán cà phê của bạn đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn về hỏa hoạn.
• Giấy phép biển hiệu: Chi phí của giấy phép biển hiệu có thể khác nhau nhưng điều cần thiết là phải đảm bảo rằng biển hiệu của bạn tuân thủ các quy định của địa phương.

Cách dự toán chi phí mở quán cafe

Sau khi nắm được các chi phí khi mở quán cà phê, bạn nên lập bảng dự toán chi phí mở quán cafe để tính được số vốn cần có để mở quán cà phê là bao nhiêu.

1. Lên danh sách các khoản chi

Việc xác định quy mô quán cà phê đóng vai trò quan trọng trong việc dự toán chi phí khởi nghiệp. Diện tích mặt bằng, trang thiết bị cần thiết và số lượng nhân viên sẽ tác động trực tiếp đến nguồn vốn ban đầu. Do đó, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố này để đảm bảo kế hoạch tài chính phù hợp.

2. Nghiên cứu giá thị trường

Tiếp theo, bạn cần tiến hành khảo sát thị trường để thu thập thông tin về giá cả và chất lượng của các thiết bị cần thiết. Việc so sánh giá cả giữa các nhà cung cấp khác nhau sẽ giúp bạn tìm được những sản phẩm phù hợp với ngân sách mà vẫn đảm bảo chất lượng.

3. Tính toán và cân đối chi phí

Dựa trên kế hoạch và khảo sát thị trường, bạn cần tính toán chi phí cho từng hạng mục một cách cẩn thận. Bằng cách phân bổ ngân sách cho mỗi mục trong danh sách, bạn có thể ước tính tổng vốn cần thiết để mở quán cà phê. Việc cân đối kinh phí mở quán cafe và điều chỉnh phù hợp sẽ giúp bạn kiểm soát nguồn vốn hiệu quả.

4. Lập bảng kế hoạch chi phí

Sau khi đã tính toán và cân đối chi phí, bạn cần lập bảng kế hoạch chi tiết. Dựa trên bảng này, bạn sẽ lên được danh sách những hạng mục cần thiết và đảm bảo nguồn vốn được kiểm soát một cách hợp lý. Theo các chuyên gia Barista Skills, bảng kế hoạch chi phí cho quán cafe cần áp dụng theo bảng sau:

 Trong quá trình kinh doanh quán cà phê luôn có những sự cố hay rủi ro diễn ra mà không ai có thể lường trước được. Do đó, bên cạnh các khoản chi phí kể trên, nhà quản lý cũng cần những khoản tiền dự phòng để ứng phó với những trường hợp này. Bạn cần cân đối với tổng ngân sách để có thể dự trù chi phí rủi ro tốt nhất. Thông thường, khoản này không cố định mà tùy thuộc vào mỗi quán. Chẳng hạn, đối với các quán cà phê diện tích 100m2, chi phí dự phòng rủi ro hợp lý khoảng từ 20-30 triệu đồng.

Dcorp POS – Giải pháp quản lý quán cafe/chuỗi cafe hiệu quả

Để tối ưu hóa quy trình quản lý, việc sử dụng phần mềm quản lý quán cafe là sẽ mang đến nhiều lợi ích thiết thực để chuẩn hóa quy trình vận hành và giảm thiểu các lỗi nghiệp vụ trong quản lý chuỗi cafe, quán cafe đồng thời hạn chế thất thoát hiệu quả.

Phần mềm quản lý quán cà phê Dcorp POS là sự lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp F&B muốn tối ưu hóa quy trình vận hành và tạo ra trải nghiệm độc đáo cho khách hàng. Với hàng chục năm kinh nghiệm trong ngành và sự tin tưởng từ hơn 100.000 khách hàng trên toàn thế giới, Dcorp POS đã chứng minh được sự uy tín và hiệu quả của mình. Một trong những điểm nổi bật của Dcorp POS là giải pháp chuyên sâu cho ngành F&B, cung cấp đầy đủ các module cho mô hình kinh doanh F&B hiện đại như:

• Hệ thống POS order: Khách hàng tự order trên giao diện web. Các đơn hàng sẽ được gửi trực tiếp về nhà hàng hoặc về trung tâm điều phối (call-center) để quản lý toàn bộ chuỗi dịch vụ khép kín từ nhận order – chuyển xuống nhà hàng – đóng gói – giao cho shipper – giao tận tay cho thực khách – đánh giá và hoàn tất giao dịch.
• Phần mềm order trên tablet/ mobile: Sử dụng các thiết bị di động như iPad, Mobile đang trở thành xu thế và được sử dụng rộng rãi trong các nhà hàng Full-Service để thay thế dần các menu bằng giấy. Nhân viên nhà hàng tự động hóa việc nhận order của khách hàng ngay tại bàn. Menu hiển thị trực quan trên Mobile. Dễ dàng order mọi nơi trong nhà hàng. Rút ngắn thời gian đi lại, tăng hiệu suất phục vụ khách hàng trong giờ cao điểm.
• Phần mềm quản lý kho chuyên cho F&B: Quản lý kho (Store House) trong nhà hàng là một trong những nghiệp vụ phức tạp nhất của ngành F&B. Hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp StoreHouse giúp tự động hóa toàn diện các quy trình sản xuất trong nhà hàng, quản lý định lượng món ăn chính xác. Quản lý chi tiết nhập-xuất-tồn kho, chi phí hàng hóa và giá vốn. Hạn chế tối đa thất thoát.
• Hệ thống quản lý khách hàng – CRM: Dcorp POS không chỉ giúp lưu giữ và phân tích dữ liệu khách hàng mà còn giúp dễ dàng cài đặt  các chương trình ưu đãi như giảm giá, tích điểm, và đổi điểm để tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
• Hệ thống báo cáo chuyên sâu: Hệ thống Dashboard chi tiết và chính xác giúp doanh nghiệp theo dõi các chỉ số kinh doanh và biến động ở chế độ online theo ngày, tháng, quý, và năm.

Dcorp POS là giải pháp hàng đầu thế giới, giúp đáp ứng các tính năng cơ bản và nâng cao trong quản lý quán cafe. Đầu tư cho Dcorp POS là đầu tư cho sự ổn định và mở rộng sau này được đảm bảo an toàn. Nếu bạn muốn bước chân vào ngành F&B một cách nghiêm túc và để tránh bị đầu tư hai lần cho một hạng mục thì nên đầu tư bài bản và xứng đáng cho một hệ thống IT đủ mạnh ngay từ đầu như Dcorp POS.

>> Xem thêm: 10 lý do nên chuyển phần mềm quản lý nhà hàng sang Dcorp POS

Lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe hiệu quả của Dcorp Vietnam

Nếu quý khách hàng có nhu cầu tư vấn về phần mềm quản lý quán cafe của Dcorp Vietnam cũng như giúp bạn giải quyết những khó khăn khi kinh doanh cafe hãy liên hệ ngay với chúng tôi:

• Hotline: 0909 119 070
• Email: sales@dcorp.com.vn
• Trụ sở tại TPHCM: 23-25 Trần Nhật Duật, Tân Định, Quận 1
• Trụ sở tại Hà Nội: Lầu 2, HKC Building, 285 Đội Cấn, Ba Đình
• Social: Facebook | LinkedIn | Zalo

>> Xem thêm:

• Những thuận lợi và khó khăn khi mở quán cafe
• Mở quán cafe có lãi không? Kinh doanh cafe bao lâu hoà vốn?

>> Tags: nhượng quyền cafe trung nguyên, nhượng quyền cộng cafe, nhượng quyền cafe highland, các chi phí khi mở quán cafe, phần mềm quản lý bán hàng order